„ … ohne eine systematische Organisation wird alles nichts!“ Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, dann erzeugt das Verwirrung, die recht teuer werden kann, meinte Michael Unterkircher, der Referent in Veitshöchheim. Auf der GaLaBau-Messe in Nürnberg knüpften wir die Kontakte zur Firma Dojen OSH, die ihre Software erstmalig vor der Grünen Branche präsentierte.
Michael Unterkircher (li.) und Hans Beischl (re.) unterbreiten den Studierenden und den Praktikern die Vorteile einer Digitalen Plantafel.
Eine digitale Plantafel ist die moderne und innovative Antwort auf Organisationsfragen im Alltag. Der Unternehmer weist den Mitarbeiter ein.
Angenommen - ein Unternehmensberater hat den Auftrag, in einem GaLaBau-Unternehmen nach Schwachstellen (Kostensenkung / Effizienzsteigerung) zu suchen: Wo würde der Experte zuerst hinschauen? Als Außenstehender will er sofort wissen, wie die Abläufe organisiert sind, wo die Mitarbeiter eingesetzt werden und wie diese mit der Firmenleitung kommunizieren. Hieraus ergeben sich Fragen nach der Arbeitsvorbereitung, Einweisung und Kontrolle der Mitarbeiter. Wie viele Rückfragen kommen im Laufe des Tages und wie beugt man Störungen vor? Wie kann die Firmenleitung reagieren und welche Ressourcen (z.B. Mitarbeiter, Maschinen …) sind davon betroffen? Wo gibt es Einsparungspotenzial? Detailfragen, die haarklein beantwortet werden wollen. Da sich bei einer Organisation viele Faktoren gegenseitig beeinflussen, ist es von größter Bedeutung, Schwachstellen systematisch zu beseitigen.
Während im Rahmen des Unterrichtes in Veitshöchheim bisher die Schwerpunkte bei der Kosten- und Leistungsrechnung und der Abwicklung einzelner Baustellen lagen, sollte nunmehr das Augenmerk auf die Koordination und Organisation mehrerer Baustellen gerichtet werden.
„Geld wird heutzutage sowohl auf der Baustelle, als auch im Büro verdient, bzw. „versemmelt“; das muss man so sehen“, meinte Referent Michael Unterkircher. Der GaLaBau habe dabei mit ähnlichen Problemen zu kämpfen wie das Handwerk. Daher war es für uns höchste Zeit, diese bewährte Software kennen zu lernen. Grundsätzlich geht es um die zentrale Frage: Wie kann die Organisation grundlegend verbessert werden. Dieser Spur ging Herr Unterkircher nach und ließ sich dabei auch nicht durch Zwischenfragen aus dem Konzept bringen. Vor den Studierenden der Meister- und Technikerschule und dem Gesprächsforum Betriebswirtschaft und Baubetrieb in Veitshöchheim zeigte er „Die digitale Plantafel“ als unverzichtbares Instrument der Baustellenorganisation auf. Wie zu erwarten, wurde diese für den GaLaBau innovative Software von den Praktikern sehr kontrovers diskutiert.
Bekanntermaßen haben in größeren Betrieben die Chefs, bzw. ihre Disponenten irgendwelche Organisationstafeln, um ihre „Engpässe“: (Mitarbeiter, Maschinen…) mit den Kundenwünschen in Einklang zu bringen. Diese Tafeln, auf denen man die Aufträge, die Trupps und deren Ausrüstung je nach Bedarf abbildete, schob man je nach Bedarf „hin- und her. Man benutzte dazu auch Zeichenbretter oder Excel-Tabellen. Doch all diese Instrumente haben einen Nachteil, sie sind zu ungenau, unflexibel und umständlich, um die ständig auftretenden Engpässe zu vermeiden. Denn Engpässe müssen erst als solche erkannt werden, um sie zu beheben. Im Regelfall sind dies die knappen Kapazitäten, wie z.B. Personal, Maschinen, der Subunternehmer oder auch Finanzen. Nicht selten liegt es an der Organisation, dem sogenannten „dispositiven Faktor“, der in sämtliche Unternehmensbereiche wirkt. Das Herzstück einer Unternehmung aber ist die Planung von Aufträgen, der Einsatz von Mitarbeitern und Maschinen. Sind Mitarbeiter krank oder haben sie Urlaub beantragt, so verlängert sich die Bauzeit, wenn nicht eingegriffen wird. Mitarbeiter können aber je nach ihrer „Power“ eingeplant werden. Denn ein „starker Landschaftsgärtner“ kann jederzeit zwei „schwache Auszubildende“ ersetzen. Bezüglich der Einwände der Teilnehmer, was passiere bei schlechtem Wetter, meinte Unterkircher schmunzelnd, dass man daran noch arbeite. Bei schlechtem Wetter müsse man immer umdisponieren. Hier könne aber die digitale Plantafel den Blick frei machen, um gute Alternativen zu finden, so der Experte. Mit vielen durchdachten Extras sei das Programm bestens geeignet, die Logistik eines GaLaBau-Unternehmen mit fünf Mitarbeitern und mehr zu unterstützen und die Auslastung zu verbessern. Eine Effizienzsteigerung bis zu 10 % sei von Anfang an möglich. Wenn man diese Steigerung in Euro umrechne, können pro Mitarbeiter durchaus ca. 3000 €/Jahr eingespart werden, so dass sich das Programm innerhalb eines Jahres amortisiere, so Unterkircher.
Der Vorteil liege einfach darin, dass die Organisation von zwei bis drei kompetente Disponenten festgelegt wird und dann von beliebig vielen Mitarbeitern an verschiedenen Orten eingesehen werden kann. Schon bei der Akquise könne die digitale Plantafel als Hilfsmittel eingesetzt werden, einem potenziellen Kunden die voraussichtliche Ausführungszeit definitiv anzubieten, so der Fachmann.
Das Programm hat u. a. folgende Vorteile
- Die Auftragsplanung ist immer aktuell
- Alle noch einzuplanende Aufträge liegen übersichtlich vor
- Die Benutzerverwaltung kann nach Rechten gesteuert werden
- Man hat einen raschen Überblick über allen Aufträge
- Tages-, Wochen- und Monatspläne werden in chronologischer Ansicht gezeigt
- Die farbliche Darstellung kann individuell erfolgen und erleichtert die Ansicht.
- Automatische Verteilung der Auftragsstunden ist möglich
- Übersicht über die Verfügbaren Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Subunternehmer)
Eine optimierte Organisation bringe allen Beteiligten nur Vorteile, so Unterkircher. Die Unternehmensleitung werde hervorragend unterstützt, um ihre Kapazitätsauslastung zu optimieren. Des Weiteren gelte für die Mitarbeiter, dass sie klare Vorgaben bekämen, aber auch eingetragene Rechte (Fortbildung, Urlaub, Arztbesuch …) einfordern könnten. Für den Kunden sei eine definitive Terminzusage möglich. Experte Unterkircher betonte, dass das Programm leicht zu erlernen sei. Wie immer gehöre dazu, sämtliche relevante Unternehmensdaten einzugeben und die Schnittstelle zum Kalkulationsprogramm einzurichten. Dann mache Organisation Freude und sei keine Sisyphusarbeit mehr, die keiner gerne macht.