Fachzeitschrift für den Garten- und Landschaftsbau

Software project2web versetzt klassische Magnettafeln und Stundenzettel in den Ruhestand - Softwarehaus NEUSTA stellt Planern internetbasiertes Werkzeug zur Seite. Nutzer erhalten ortsunabhängig Zugriff auf Mitarbeiter- und Kundendaten, Aktivitäten, Termine, Dokumente und mehr. Personaleinsatzplanung erfolgt flexibel mittels Mausklick und Mobiltelefon in Echtzeit.

Neusta project2web

Wer arbeitet wo am Projekt und ist der Abgabetermin einzuhalten? Diese und weitere Fragen beschäftigen Unternehmer rund um die Uhr. Zur vorausschauenden Planung aller notwendigen Variablen steht mit projekt2web von der Bremer NEUSTA GmbH ein EDV-System zur Projektplanung bereit, das vielfältigste Vorgänge zu erfassen hilft. Von der Projekteinrichtung über die Kommunikation zwischen Projektmitgliedern sowie einer Aufgaben- und Aktivitätenorganisation bis hin zur Team- und Personalplanung reicht das Spektrum. Weitere Punkte wie Zeiterfassung, Projektstatus oder die Darstellung von Meilensteinen und Tasks ergänzen das Angebot. Für eine ortsunabhängige Bedienung sorgt die webbasierte Technologie, welche Zugriff und Bearbeitung sämtlicher Daten allein per Internetbrowser erlaubt. Optimale Personaleinsatzplanung erreicht project2web unter anderem durch den Einsatz von Handys als Ersatz für den Stundenzettel. Insgesamt ergibt sich eine transparente Darstellung aller Aktivitäten, somit auch eine lückenlose Dokumentation für den Auftraggeber.

Laut einer von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. GPM und der PA Consulting Group veröffentlichten Projektmanagement-Studie scheitern etwa 30 Prozent aller Projekte. Gründe dafür sind unter anderem mangelnde Kommunikation, Planungsfehler oder schlechtes Zeitmanagement. Nun hilft project2web auf EDV-Basis, diese Stolperfallen zu umgehen. Effektive Assistenten helfen bei der Einrichtung eines Projektes, leicht interpretierbare Ampeldarstellungen zeigen den jeweiligen Status und digital hinterlegbare Dokumente jeglicher Art verdeutlichen selbst komplizierte Vorgänge. Bei der täglichen Arbeit unterstützt eine übergreifende Aufgabenverwaltung die Nutzer, indem sie eigene Aufgaben übersichtlich darstellt, aber auch Tätigkeiten an verantwortliche Kollegen delegieren hilft. Diese erhalten umgehend eine entsprechende Nachricht, Verzögerungen bei der Übermittlung wichtiger Aktionen reduzieren sich auf ein Minimum. Neben den grundlegenden Angaben steht es dem Programmnutzer frei, zu einzelnen Punkten Kommentare für eigene oder allgemeine Zwecke zu hinterlegen. Aktivitäten definieren und anschließend an Verantwortliche verteilen erfolgt mittels des Taskplaners. Je nach Situation stellen solche Aktivitäten Projektbereiche, Prozesse, Meilensteine, Zeiträume oder mehr dar. Wer was wann erledigt, zeigt folgend die Aktivitätenplanung.

Für jeden Mitarbeiter ist schnell klar, was durchzuführen ist, wer an welchem Projekt arbeitet, ob Krankheit oder Urlaub Planänderungen erfordern und weitere wichtige Fakten. Auch hier zeigt der Ampelstatus den aktuellen Stand. Für effektive Disponierung aller verfügbaren Kollegen verfügt Projekt2web über eine zeitsparende Team- und Personalplanung. Stundenzettel stellen für Mitarbeiter und Unternehmer stets ein notwendiges Übel dar. Oft mangelt es an minutengenauen Angaben mit exakten Beschreibungen. Daraus resultierende Zeitdifferenzen summieren sich, es entstehen ungenaue und teuere Fehlberechungen. project2web gewährleistet die Stundenerfassung mittels Handy. Disponenten erfassen präzise, wer wo arbeitet und ob ein Kollege dank schneller Arbeit an anderer Stelle helfen kann. Dazu starten die Mitarbeiter eine Anwendung auf ihren Handys und bestätigen Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Fahrtzeiten und weiteres. Bei Bedarf erhalten Mitarbeiter neue Arbeitsaufträge auf ihr Mobiltelefon, selbst die lokale Ortung ist auf Wunsch möglich. Diese Ortung kann, sofern aktiviert, zur besseren Verteilung des Personals führen oder im Zweifelsfall beweisen, dass an bestimmter Stelle geforderte Aufgaben erledigt wurden. Am Rechner sieht der Disponent in allen Fällen, ob für einen Auftrag genügend Kollegen anwesend sind, und kann bei neu eingetroffenen Aufgaben sofort die erforderliche Einsatzplanung vornehmen. Sogar die jeweiligen Fähigkeiten der Fachkräfte sind hinterlegt, für spezielle Tätigkeiten stellt das IT-Tool per Knopfdruck ein qualifiziertes Team zusammen.

Planer und verantwortliche Mitarbeiter sind oftmals am Ort des Projektes selbst, fernab des eigenen Büros anzutreffen. Daher erfolgt der Zugriff auf alle Daten und Funktionen von project2web allein per Internetbrowser, wie sie auf jedem Computer zu finden sind. Lediglich ein Internetzugang ist zur mobilen Nutzung erforderlich. Nach Anmeldung an das geschützte project2web-System arbeitet der Nutzer mit dem Programm, als ob es fest auf seinem Rechner installiert wäre. Dies erlaubt neben hoher Datensicherheit auch äußerst flexible Einsätze überall auf dem Globus. Selbst alle festen Büroplätze greifen so auf project2web zu, allein auf dem Server befindet sich die eigentliche Software. Aufgrund geringer Systemanforderungen läuft das Planungsprogramm selbst auf älteren Servern, für die zur Nutzung notwenigen Computer oder Laptops gelten ebenfalls geringe Ansprüche. Weiterer Vorteil: Anders als bei anderen Datensynchronisationen, die oft nur einmal pro Tag erfolgen, verfügen Anwender hier stets über die jüngste Version aller Datensätze. Projekt- und Personalplanung mittels Magnettafeln und unzähliger Zettel hat ausgedient. Je nach Kundenbranche führt NEUSTA entsprechende Analysen durch, um die Software an die jeweilige Umgebung anzupassen. So stellt beispielsweise die Bauindustrie andere Anforderungen, als sie in der Tourismusbranche anzutreffen sind. Daher erhalten Anwender stets ein auf ihre Bedürfnisse angepasstes Produkt, das auch die individuellen Eigenheiten berücksichtigt.

 

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