Die Sander und Doll AG, Remscheid, hat eine Zeitmanagement-Software für Handwerker entwickelt: Mit Avantim können Landschaftsgärtner ihre Projekte einfach und effizient planen, koordinieren und überwachen. Die Anbindung von Mobilgeräten ermöglicht darüber hinaus die digitale Erfassung und Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten.
(Foto: Sander & Doll AG)
Im Mittelpunkt der Software Avantim steht der grafisch gestaltete Projektplaner. Auf Basis eines Kalenders gibt er dem Anwender im oberen Bereich des Programmfensters eine umfassende Übersicht über Projekte, Termine und Ressourcen. Die einzelnen Projekte werden dort als verschiedenfarbige Balken angezeigt, ein dunkel gefärbter Innenbereich des Projektbalkens ("Seele") kennzeichnet den Baufortschritt. Änderungen an Projekten führt der Anwender im Projektplaner problemlos per Drag & Drop mit der Maus durch, eine umfassende Rückgängig-Funktion ermöglicht zudem ausführliche Planspiele. Das Kalenderlayout passt der Anwender durch eine individuelle Farbauswahl und durch Zoomen von einer tage-, auf eine wochen- oder monatsweise Darstellung an seine Bedürfnisse an.
In der zugehörigen Projektverwaltung, die über die rechte Maustaste erreichbar ist, hinterlegt der Handwerksunternehmer die dem jeweiligen Projekt zugrunde liegenden Planungsdaten. Hier werden die Projektzeiten kalkuliert sowie Projektphasen und -pausen verwaltet. Zusätzlich können dort weitere projektbezogene Daten, wie zum Beispiel Notizen, Wiedervorlagen oder auch externe Dateien hinterlegt werden.
Im mittleren Bereich des Fensters verwaltet das Avantim die Ressourcen des Betriebs, also Mitarbeiter und frei definierbare Ressourcen wie beispielsweise Maschinen oder Subunternehmer. Die benötigten Zeiten der Ressourcen ordnet der Anwender per Drag & Drop den Projekten im Kalender zu. Dabei berücksichtigt Avantim alle Parameter, die für die jeweilige Ressource hinterlegt wurden. Dies können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter oder auch Wartungstermine für Maschinen sein. Ein ewiger Kalender übernimmt die automatische Berechnung von Feiertagen, über eine Fehlzeitenverwaltung werden Krankheitstage oder Urlaubszeiten berücksichtigt. Auch unvorhergesehene Ereignisse wie externe Terminverschiebungen oder Schlechtwetter lassen sich schnell integrieren und sorgen für eine realistische Planungsgrundlage.
Im unteren Drittel des Bildschirms ermittelt Avantim aus den Mitarbeiter-Zeiten die Betriebsauslastung. Dazu stellt das Programm grafisch die Summe an Arbeitsstunden dar, die dem Handwerksbetrieb täglich für Projekte zur Verfügung stehen. Sie werden zum geplanten und zum tatsächlichen Zeitaufwand in Beziehung gesetzt, Kapazitätsengpässe oder Leerlaufzeiten können so frühzeitig erkannt werden. Die Ist-Zeiten, also die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter, fließen automatisch in das Auslastungs-Diagramm ein.
Die Ist-Zeiten können mit Avantim zum einen auf dem klassischen Weg über Stundenzettel erfasst und anschließend ins Programm eingepflegt werden. Wesentlich komfortabler und minutengenau funktioniert die Zeiterfassung jedoch digital per Handy, Pocket-PC oder Timeboy direkt auf der Baustelle. In der Avantim-Mobilgerätezentrale werden Mitarbeiter und deren Endgeräte verwaltet, auch Privathandys lassen sich integrieren. Die Übertragung der erfassten Arbeitszeiten auf den PC erfolgt ohne Bruch. Sie werden in Avantim mit den hinterlegten Projekt-Daten verknüpft und aktualisieren automatisch den Projektfortschritt. Der Einsatz eines Handys ermöglicht eine Übermittlung per Datenprotokoll, ohne dass das Handy ins Büro gebracht werden muss. Umgekehrt können Auftragsdaten und Projektinformationen auch an den Mitarbeiter gesendet werden. Bei Nutzung eines Timeboys bietet sich eine zusätzlich Kontrollmöglichkeit durch Barcodes oder Transponder, die im Fahrzeug oder an der Baustelle platziert werden können. Mit dem optionalen GPS Modul behält der Unternehmer außerdem noch die Standorte seiner Fahrzeuge im Blick.
Darüber hinaus unterstützt Avantim durch vielfältige projekt- oder mitarbeiterbezogene Auswertungen das interne Controlling. Abgesehen von einer Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Zeiten, lassen sich beispielsweise Fahrtzeitenanteile oder Arbeitspausen auswerten. Tages- oder Wochenprotokolle können an die Lohnbuchhaltung übergeben werden.
Avantim ist eine sehr leistungsfähige und zugleich "stylische" Zeitplanungs- und -erfassungssoftware für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe. Über automatische Schnittstellen ist die Anbindung an alle wichtigen Handwerkerlösungen zur Auftragsabwicklung möglich.