Die Software Versa Office der Sander & Doll AG in Remscheid fügt automatisch die erforderlichen Pflichtangaben in die Rechnungen ein. Garten- und Landschaftsbaubetriebe vermeiden so, dass die Bezahlung der Rechnung wegen formaler Fehler verweigert wird und ersparen Ihren Kunden außerdem Ärger mit dem Finanzamt.
Rechnungserstellung (Foto: Sander & Doll AG)
Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen werden für den Vorsteuerabzug nur anerkannt, wenn alle erforderlichen Angaben in der korrekten Form enthalten sind. Versa fügt daher automatisch Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettobeträge, Steuernummer und den Termin der Leistungserbringung in die Rechnung ein.
Darüber hinaus enthält Versa standardmäßig verschiedene Rechnungsschlusstexte, mit denen weitere notwendige Hinweise automatisch unter der Rechnung eingefügt werden können. Der Anwender stellt dies in den Kundenstammdaten individuell ein. Die Formulierungen der hinterlegten Texte kann der Anwender seinen Wünschen entsprechend anpassen und auch beliebige neue Textbausteine erzeugen.
Zu den wichtigen in Versa enthaltenen Standardtexten zählt zum Beispiel der Hinweis für Privatpersonen, dass sie verpflichtet sind, Rechnungen zwei Jahre lang aufzubewahren. Sofern Auftraggeber und Auftragnehmer beide Unternehmer des Bau- und Ausbaugewerbes sind, ist ein Hinweis zur Umkehrung der Umsatzsteuerschuld notwendig.
Für Privatpersonen ist außerdem der sogenannte Steuerbonus für Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen wie Gartenpflege interessant. Die Kosten für Lohn und Material müssen dafür in der Rechnung getrennt ausgewiesen werden. Auch dies ist mit Versa kein Problem.
Selbstverständlich sollte auch der Versa-Anwender selbst Lieferanten-Rechnungen gründlich auf die oben genannten Gesichtspunkte hin prüfen.