Die Herausforderung
Ganzheitlichkeit, Nachhaltigkeit und Digitalisierung – diese Themen standen bereits früh auf der Agenda des Krefelder Familienunternehmens Rocholl. Als Philipp Rocholl die GmbH als Geschäftsführer übernahm, legte er besonderen Fokus auf die Schaffung von digitalen, effizienten Prozessen. „Anfangs lag vor allem die operative Umsetzung der digitalen Agenda in meinen Händen. Als Geschäftsführer suche ich vor allem nach Synergien – aus dem Zusammenspiel jener Tools, die wir sehr erfolgreich nutzen“, berichtet Philipp.
Das Unternehmen verbindet über seine fachliche Expertise die Bereiche Landschaftsbau und Tiefbau, um Schnittstellen für die Kunden möglichst zu minimieren. Von der Planung bis zur Pflege der Anlagenübernimmt Rocholl das komplette Projektpaket. „Dabei punkten wir mit langjährigen Partnern und einembreitgefächerten Netzwerk am Bau, das auch Kompetenzen anbietet, die nicht in unserem Kernportfolioliegen. Außerdem rücken wir das Thema Nachhaltigkeit in unserer Branche stärker in den Fokus.“
„In der Baubranche ist erfolgreiches Recruiting oft eine Sache weniger Stunden. Das müssen wir schaffen.“ – Philipp Rocholl
Warum ist die Digitalisierung so wichtig für Rocholl? „Es gibt zwei Haupttreiber. Für uns, aber eigentlich für alle KMU. Zum einen ist da der wirklich dramatische Fachkräftemangel in der Baubranche. Wir müssen für Kandidat:innen deutlich attraktiver werden und außerdem viel effizienter arbeiten.”
Vor der Integration von Personio und Molteo, der Software zur Planung und Disposition vonMitarbeitenden und Maschinen für die Baubranche, lief der Hauptanteil der Arbeiten und Prozesse in HRund in den Bauprojekten manuell. Es gab keine inhaltlichen Verknüpfungen, die Fehleranfälligkeit warhoch, das Controlling schwerfällig und langsam. „Vor allem aber hatten wir so gut wie keine Transparenzin unseren Prozessen“, erinnert sich Philipp. „Für uns war der Umstieg auf digitale Tools alsoalternativlos.“
- Herausforderung 1: Intransparenz bei Prozessen
- Herausforderung 2: starker Fachkräftemangel in der Baubranche
- Herausforderung 3: mangelnde Effizienz in Dokumentation und Controlling
Entscheidung und Implementierung
Die Entscheidung für Personio fiel 2018. Rocholl wollte unbedingt ein cloudbasiertes und damit flexiblesund schnell zu implementierendes System. Das konnte Personio liefern. „Die Implementierung liefreibungslos innerhalb weniger Wochen. Natürlich war die Eingabe der Stammdaten eine knackigeoperative Aufgabe – aber das ist bei jedem Tool so.“
„Bei der Entscheidung für Personio war es wichtig, dass wir von Anfang ansystemübergreifende Schnittstellen mitgedacht haben.“ – Philipp Rocholl
Ende 2019 kam dann Molteo dazu. Die Anbindung des Personio-Integrationspartners erfolgte effizient perAPI-Schnittstelle.
Das Ergebnis
„Die Arbeit im HR hat sich seit Personio nachdrücklich zum Positiven verändert. Alle Prozesse sind vielschneller geworden. Das hilft uns auf dem angespannten Arbeitsmarkt enorm. Seitdem wir das Recruitingüber Personio laufen lassen, erhalten wir quantitativ mehr Bewerbungen“, so Philipp. Aber auch die HR-Verwaltungsaufwände und Nachfragen der Belegschaft haben sich stark reduziert, weil dieMitarbeitenden ihre Daten selbst in Personio einsehen und abrufen. Die Lohnabrechnung wird nicht mehrauf dem Postweg verschickt, sondern per Download sicher abgerufen.
„Auch das komplette Abwesenheitsmanagement hat sich vereinfacht. Man sieht jetzt alles auf einen Blick. Urlaubszettel auf Papier sind Geschichte. Für mich das Wichtigste: Wir haben mit Personio für alle Kolleg:innen mehr Transparenz geschaffen. Personio war für uns ein echter Gamechanger.“
„Personio und Molteo machen es Mitarbeitenden extrem leicht – weil sie intuitiv zu bedienen sind. – Philipp Rocholl
Die Integration zwischen Personio und der Bausoftware Molteo verschlankt außerdem die abteilungsübergreifenden Prozesse. „Molteo ist einfach zu handhaben, die Mitarbeitenden haben vielweniger Aufwand“, konstatiert Philipp. „Wir können nun von Personio über Molteo bis hin zu unserem ERP-System für die Nachkalkulation einen durchgehenden digitalen Prozess darstellen. Und das spart jedeMenge Zeit und Nerven.“
Philipp verdeutlicht das am Beispiel der Stundenerfassung. „Der Vorarbeiter erfasst auf der Baustelle viaSmartphone oder Tablet in Molteo die Arbeitsstunden des Teams und die genutzten Geräte. Diese Informationen fließen über Schnittstellen in zwei Systeme. Einmal in unser ERP-System zur Nachkalkulation, mit dem wir das Controlling auf der Baustelle einfach und sicher durchführen. Und natürlich direkt zu Personio, von wo aus die vorbereitende Lohnbuchhaltung erstellt wird. Niemand greift manuell in diesen automatisierten Prozess ein, wir prüfen lediglich noch die Stunden. Das ist die extreme Vereinfachung eines abteilungsübergreifenden und ortsungebundenen Prozesses. Unser Tempo auf derBaustelle ist somit viel höher geworden.“
Ausblick und Vision
Philipp sieht das Unternehmen insbesondere bei der Verwaltung in Sachen Digitalisierung sehr gutaufgestellt für die Herausforderungen der Zukunft. Im nächsten Schritt geht es darum, Arbeitsabläufe aufden Baustellen zu digitalisieren und automatisieren. Für diese braucht es vor allem Fortbildungenqualifizierter Fachkräfte. Hierfür wird aktuell ein eigenes Fortbildungszentrum – die Rocholl Akademie –aufgebaut. „Beim Recruiting setzen wir seit neuestem auch auf die Dienste von Crafthunt, einer superspannenden Plattform für unsere speziellen Branchenbedürfnisse“, erklärt Philipp.
Sein Fazit nach mehreren Jahren Molteo und Personio? „Ich kann die Integrationen absolut empfehlen.Wir haben die Prozesse enorm beschleunigt, Transparenz für Mitarbeitende und Kunden geschaffen undKosten eingespart – was will man mehr.“
- Übermittlung der Arbeitsstunden: minus 20 Stunden pro Monat
- Erfassung und Übermittlung der Arbeitsstunden: 1 Klick statt 5 Arbeitsschritte
- Rückfragen von Belegschaft an HR: minus 85 Prozent
- Urlaubsantrag in 2 Schritten – und papierlos
- Digitale Personalakte und Zeiterfassung sorgt für Ersparnis von 150 Euro Papierkosten im Monat