Rocholls Weg zur digitalen Transformation im GaLaBau
Die Themen Ganzheitlichkeit, Nachhaltigkeit und Digitalisierung prägen die Unternehmensstrategie des Krefelder Familienunternehmens Rocholl. Mit der Übernahme der Geschäftsführung durch Philipp Rocholl wurde ein besonderer Fokus auf die Schaffung digitaler und effizienter Prozesse gelegt.
Rocholl verbindet im Leistungsportfolio Landschaftsbau und Tiefbau, um Schnittstellen für Kunden zu minimieren. Das Unternehmen deckt dabei das gesamte Projektspektrum von der Planung bis zur Pflege ab. Ein Netzwerk langjähriger Partner ergänzt das Kernportfolio und bringt zusätzliche Kompetenzen ein. Zudem wird das Thema Nachhaltigkeit in der Branche stärker in den Fokus gerückt.
„In der Baubranche ist erfolgreiches Recruiting oft eine Sache weniger Stunden. Das müssen wir schaffen.“
Die Digitalisierung ist für Rocholl aus zwei wesentlichen Gründen von Bedeutung. Zum einen ist der Fachkräftemangel in der Baubranche eine Herausforderung, die eine höhere Attraktivität für Bewerber und effizientere Arbeitsweisen erfordert. Zum anderen waren vor der Einführung von Softwarelösungen wie Personio und Molteo viele HR- und Bauprozesse manuell geprägt. Dies führte zu fehlenden Verknüpfungen, hoher Fehleranfälligkeit, schwerfälligem Controlling und mangelnder Prozesstransparenz. Der Umstieg auf digitale Tools war daher für das Unternehmen alternativlos.
Die zentralen Herausforderungen vor der Digitalisierung waren:
- Intransparenz bei Prozessen
- Starker Fachkräftemangel in der Baubranche
- Mangelnde Effizienz in Dokumentation und Controlling
Entscheidung und Implementierung der Softwarelösungen
Die Entscheidung für das cloudbasierte HR-System Personio erfolgte im Jahr 2018, da es eine flexible und schnelle Implementierung ermöglichte. Die Einführung verlief innerhalb weniger Wochen reibungslos, wobei die Eingabe der Stammdaten eine operative Aufgabe darstellte.
„Bei der Entscheidung für Personio war es wichtig, dass wir von Anfang an systemübergreifende Schnittstellen mitgedacht haben.“
Ende 2019 wurde Molteo, eine Software für die Planung und Disposition von Mitarbeitenden und Maschinen im Baubereich, integriert. Die Anbindung an Personio erfolgte effizient über eine API-Schnittstelle.
Ergebnisse der Digitalisierung
Die Einführung von Personio hat die HR-Arbeit maßgeblich positiv verändert. Prozesse wurden beschleunigt, was sich auf dem Arbeitsmarkt als vorteilhaft erwies. Seit der Nutzung von Personio für das Recruiting verzeichnet das Unternehmen eine höhere Anzahl an Bewerbungen. Auch der Verwaltungsaufwand im HR-Bereich und die Anfragen der Belegschaft haben sich reduziert, da Mitarbeitende ihre Daten selbst einsehen und abrufen können. Die Lohnabrechnung erfolgt nun sicher per Download. Das Abwesenheitsmanagement wurde ebenfalls vereinfacht, da alle Informationen auf einen Blick verfügbar sind und papierbasierte Urlaubsanträge entfallen. Die Transparenz für alle Mitarbeitenden hat sich durch Personio erhöht.
„Personio und Molteo machen es Mitarbeitenden extrem leicht – weil sie intuitiv zu bedienen sind.“
Die Integration von Personio und Molteo optimiert abteilungsübergreifende Prozesse. Molteo zeichnet sich durch einfache Handhabung und geringeren Aufwand für die Mitarbeitenden aus. Durch die Verknüpfung von Personio über Molteo bis zum ERP-System für die Nachkalkulation konnte ein durchgängiger digitaler Prozess etabliert werden, der Zeit und Aufwand einspart. Ein Beispiel hierfür ist die Stundenerfassung: Vorarbeiter erfassen auf der Baustelle via Smartphone oder Tablet in Molteo die Arbeitsstunden des Teams und die genutzten Geräte. Diese Daten fließen über Schnittstellen in das ERP-System zur Nachkalkulation und direkt zu Personio für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Dieser automatisierte Prozess, bei dem lediglich die Stunden geprüft werden, vereinfacht abteilungsübergreifende und ortsunabhängige Abläufe und erhöht das Tempo auf der Baustelle.
Die Digitalisierung führte zu konkreten Effizienzsteigerungen:
- Übermittlung der Arbeitsstunden: Reduktion um 20 Stunden pro Monat
- Erfassung und Übermittlung der Arbeitsstunden: 1 Klick statt 5 Arbeitsschritte
- Rückfragen von Belegschaft an HR: Reduktion um 85 Prozent
- Urlaubsantrag in 2 Schritten – papierlos
- Digitale Personalakte und Zeiterfassung: Ersparnis von 150 Euro Papierkosten im Monat
Ausblick und Vision für die Zukunft
Rocholl sieht sich im Bereich der Verwaltung durch die Digitalisierung gut für zukünftige Herausforderungen aufgestellt. Der nächste Schritt ist die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen auf den Baustellen. Hierfür sind Fortbildungen qualifizierter Fachkräfte notwendig, weshalb aktuell eine eigene Fortbildungsakademie, die Rocholl Akademie, aufgebaut wird. Für das Recruiting wird zudem die Plattform Crafthunt genutzt. Die Integrationen von Molteo und Personio haben die Prozesse beschleunigt, Transparenz für Mitarbeitende und Kunden geschaffen sowie Kosten eingespart.