Umfassende Neuerungen für effizientes Arbeiten
Die KS21 GmbH hat eine neue Branchensoftware entwickelt, die speziell auf die Anforderungen von Bauunternehmen zugeschnitten ist. GaLaOffice 360° bietet eine umfassende und integrierte Lösung für alle betrieblichen Aufgaben und Abläufe.
Ein zentraler Aspekt der Weiterentwicklung ist die Unterstützung im Bereich Marketing für ausführende Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau. Darüber hinaus wurden neue Möglichkeiten für die baubetriebliche Organisation, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und die Individualisierbarkeit implementiert.
Anwender von GaLaOffice können den Informationsbedarf ihrer Kunden anhand der Historie erkennen. Diese Informationen werden in einem CRM-Modul organisiert. Durch Schnittstellen zu Outlook, Excel und Word lassen sich Werbeschreiben als Serienbriefe oder E-Mails automatisiert erstellen.
Die Software wurde um eine optimierte Oberfläche und zahlreiche neue Funktionen erweitert. Die Integration von Microsoft Office ist umfassend:
- Daten können direkt an Excel übergeben werden.
- Word-Dokumente lassen sich mit Adress- und Baustellendaten aus individuellen Vorlagen erstellen und verwalten.
Outlook-Integration und Datenarchivierung
Die Integration mit Outlook wurde ebenfalls ausgebaut:
- Adressen in GaLaOffice können mit Outlook-Kontakten gekoppelt werden, wodurch die Kontaktdaten automatisch gepflegt werden.
- Termine und Aufgaben werden unterstützt:
- GaLaOffice 360° verwaltet Outlook-Termine und -Aufgaben für Kunden und Baustellen.
- Alle Termine und Aufgaben zu einem Kunden sind in einer Übersichtsmaske einsehbar und verwaltbar.
- In Outlook kann direkt aus einem Termin oder einer Aufgabe der zugehörige Kunde oder die Baustelle aufgerufen werden.
- Das Schreiben und Archivieren von E-Mails wird unterstützt:
- E-Mails können an verschiedenen Stellen im Programm erstellt werden.
- Vorlagen mit aktuellen Daten wie Anschrift und Anrede stehen zur Verfügung.
- Die PDF-Erstellung eines Angebots oder einer Rechnung sowie der automatische E-Mail-Versand an den Kunden erfolgen mit einem Klick.
- Versandte und empfangene E-Mails können in der elektronischen Ablage des Kunden oder der Baustelle archiviert werden.
Diese Integration optimiert die Archivierung aller relevanten Daten zu Kunden, Lieferanten, Personal und Baustellen, einschließlich gescanntem Schriftverkehr, Faxen, E-Mails, Word-Dokumenten, PDFs und CAD-Plänen.
CAD-Integration und mobile Nutzung
Zusätzlich zur bestehenden Programmkopplung von VectorWorks und GaLaOffice wurden neue Funktionen hinzugefügt:
- Positionen können mit CAD-Objekten, beispielsweise Flächen, verknüpft werden.
- Aktuelle Massen werden bei Änderungen im CAD-Plan automatisch an die entsprechende Leistungsverzeichnis-Position übergeben.
Die Unterstützung von Bauteilen vereinfacht die Erstellung einer Leistungsbeschreibung in der Planungsphase:
- Die Verwendung entsprechender Symbole erzeugt automatisch die zugehörigen Positionen.
- Informationen aus der Zeichnung steuern die Positionserzeugung.
Die mobile Erfassung von Baustellendaten über das Internet ermöglicht die sofortige Übermittlung an das Büro. Dazu gehören Informationen wie Baustelle, Start und Ende, Personal und Geräteeinsatz. Der aktuelle Gerätestandort ist somit jederzeit abrufbar.