Bereits seit mehreren Jahren müssen Unternehmen elektronische Rechnungen nutzen, wenn sie mit Behörden zusammenarbeiten. Als Standards kommen ZUGFeRD- und XRechnungen zum Einsatz. Ab dem 1.1.2025 werden Unternehmen allerdings grundsätzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Was Betriebe in Zukunft berücksichtigen müssen und welche Maßnahmen bereits jetzt getroffen werden sollten, wird in diesem Artikel erläutert.
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Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht
Am 22.3.2024 hat der Deutsche Bundesrat das Wachstumschancengesetz mit einigen Veränderungen zum ursprünglichen Entwurf verabschiedet. Es kommt allerdings zu keinen Änderungen bezüglich der Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das bedeutet, dass Unternehmen ab dem 1.1.2025 zwingend elektronische Rechnungen ausstellen müssen, wenn sie mit anderen Unternehmen Geschäfte unterhalten. Die Pflicht greift somit im B2B-Bereich.
Anforderungen an eine E-Rechnung
Unternehmen müssen nicht nur darauf achten, dass sie bei der Leistungserbringung gegenüber anderen Firmen eine E-Rechnung erstellen, sondern auch gewisse Anforderungen bei der Rechnungsausstellung erfüllen. Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie im Rahmen eines strukturierten elektronischen Formats ausgestellt, versendet sowie empfangen werden kann, sodass eine elektronische Verarbeitung der Rechnung möglich ist. Zusätzlich dazu müssen bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen die Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) eingehalten werden. Es wurde bereits klargestellt, dass die Formate XRechnung und ZUGFeRD diesen Anforderungen entsprechen. Unternehmen sind somit auf der sicheren Seite, wenn sie eines dieser beiden Formate nutzen, um elektronische Rechnungen zu erstellen.
Was Unternehmen berücksichtigen müssen
Bei der Ausstellung von elektronischen Rechnungen müssen Unternehmen darauf achten, dass alle Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz in der Rechnung aufgeführt sind. Somit greifen diesbezüglich die gleichen Regelungen wie für gewöhnliche Papierrechnungen. Ein Vorsteuerabzug darf nur dann geltend gemacht werden, wenn ordnungsgemäße Rechnungen erstellt und versendet werden. Wichtig zu wissen ist zudem, dass eine Rechnung, die als PDF erstellt und per E-Mail übermittelt wird, nicht als E-Rechnung anerkannt wird. PDF-Rechnungen gelten ab dem 1.1.2025 genaue wie Papierrechnungen als „sonstige Rechnungen“.
Das gilt es über die Umstellung zur elektronischen Rechnungspflicht zu wissen
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen verwenden müssen, um Produkte und Dienstleistungen mit anderen Firmen ordnungsgemäß abrechnen zu können. Allerdings gibt es auch gewisse Übergangsregelungen, welche temporär gelten und dazu dienen sollen, Unternehmen den Übergang zu erleichtern. Daher dürfen Firmen befristet bis zum 31.12.2026 anstatt einer elektronischen Rechnung auch eine sonstige Rechnung erstellen. Unter diesem Begriff versteht man eine Rechnung auf Papier oder einem anderen elektronischen Format, welches nicht den hohen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hierfür bedarf es allerdings der Zustimmung des Empfängers. Diese Übergangsregelung soll bis zum 31.12.2027 verlängert werden und für bis zu diesem Datum ausgeführte Umsätze gelten, wenn der Gesamtumsatz eines Unternehmens gemäß § 19 Abs. 3 UStG 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr nicht überschritten hat. Auf diese Weise sollen kleine Unternehmen entlastet werden.
Einsatz des EDI-Verfahrens
Eine weitere Übergangregelung berechtigt Unternehmen dazu, statt einer elektronischen Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format zu erstellen, sofern diese im Rahmen des EDI-Verfahrens an das andere Unternehmen übermittelt wird und dieses seine Zustimmung gegeben hat. Diese Regelung greift allerdings nur bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2026 und dem 31.12.2027 anfallen.
Wichtige Tipps für Unternehmen
Damit es bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu keinen Problemen kommt, sollten sich Unternehmen frühzeitig mit dieser Thematik auseinandersetzen. Es ist empfehlenswert, die innerhalb des Unternehmens zum Einsatz kommenden Software-Lösungen auf ihre Funktionalität hinsichtlich elektronischer Rechnungen zu überprüfen. Ist dies nicht gegeben, sollten sich Unternehmen nach geeigneteren Software-Lösungen umsehen. Es gibt verschiedene Unternehmen am Markt, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben und Buchhaltungssoftware anbieten, welche die effiziente Verwaltung von E-Rechnungen ermöglichen. Diese sind zudem in der Lage, E-Rechnungen zu archivieren, wobei alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Schulung der Mitarbeiter
Damit keine gesetzlichen Pflichten im Umgang mit E-Rechnungen verletzt werden, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Es gilt, die Angestellten über die neuen Anforderungen und unternehmensinternen Prozesse zu informieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es bei der Umsetzung der neuen Richtlinien zu keinen groben Fehlern kommt.
Nutzen der Pflicht zur E-Rechnung
Innerhalb der EU soll es zu einer umfangreicheren Digitalisierung kommen, wobei auch die Umsatzsteuer betroffen ist. Das liegt daran, dass es in diesem Bereich häufig zu Betrugsfällen kommt. Durch die Nutzung von digitalen Prozessen lassen sich solche Betrugsfälle leichter aufdecken, sodass die EU-Kommission ein entsprechendes Maßnahmenpaket erarbeitet hat. Im Rahmen dieser Maßnahmen sollen Unternehmen zur Verwendung elektronischer Rechnungen verpflichtet werden. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung und das Wachstumschancengesetz sollen erste Schritte darstellen, um die Maßnahmen in nationales Recht zu integrieren.