ELENA: Auswirkungen auf die Lohnabrechnung und Datenübermittlung
Der elektronische Entgeltnachweis, kurz ELENA, soll zukünftig die Erstellung diverser Lohnbescheinigungen ablösen. Ab Januar 2010 sind Unternehmen und Arbeitgeber verpflichtet, monatlich Daten zu erheben, zu erfassen und elektronisch zu versenden, die bisher nicht Teil der regulären Lohnabrechnung waren. Dies führt zunächst zu einem Mehraufwand für die Personalabteilungen.
Die Bundesregierung prognostiziert durch das neue Verfahren mittelfristig jährliche Einsparungen von 85 Millionen Euro für Arbeitgeber. Bislang wurden jährlich bis zu 60 Millionen papierbasierte Bescheinigungen für Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohngeld anlassbezogen von Arbeitgebern erstellt. Dieses Verfahren wird schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt. Ab Januar 2010 melden Unternehmen und Institutionen monatlich einen festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) bei der Rentenversicherung in Würzburg, wo die Daten verschlüsselt archiviert werden.
Datenabruf und entfallende Bescheinigungen
Ab 2012 sollen berechtigte Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten von der ZSS abrufen und darauf basierend Leistungen berechnen. Hierfür ist eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur für den Antragsteller erforderlich; die Bereitstellung und Verteilung dieser Karten ist noch in Klärung. In einem ersten Schritt sollen in zwei Jahren folgende fünf Bescheinigungen in Papierform entfallen:
- Drei Bescheinigungen für Anträge bei Arbeitsagenturen (Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III und Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 SGB III)
- Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes
- Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes
Arbeitnehmer werden über die Übermittlung ihrer Daten an die Zentrale Speicherstelle auf der Entgeltabrechnung informiert und erhalten Auskünfte zu den übermittelten Daten ausschließlich von dort. Während Arbeitnehmer noch abwarten können, müssen sich Arbeitgeber auf die ab Januar 2010 gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen vorbereiten.
Veränderungen in der Lohnabrechnung
ELENA wird die Abläufe in der Lohn- und Personalwirtschaft nachhaltig verändern. Viele Unternehmen werden hierfür mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Um den zusätzlichen Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen zu begrenzen, ist ein effizientes Vorgehen für den Datenaustausch zu vereinbaren. Dies erfordert geschützte Datenverbindungen und zuverlässige Softwarelösungen.
ELENA wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros der Unternehmen oder beim Steuerberater nachhaltig verändern.
So äußert sich Claudia Erhardt, Leiterin Produktmanagement und Service Personalwirtschaft bei der DATEV. Neben der regelmäßigen Erfassung zusätzlicher Daten sind in bestimmten Situationen weitere Informationen zu recherchieren, beispielsweise bei Kündigung eines Arbeitnehmers. Regelmäßig müssen unter anderem folgende Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung elektronisch an die Zentrale Speicherstelle gesandt werden:
- Versicherungsnummer
- Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes
- Gesamt-Brutto
- Steuer- und Sozialversicherungs-Brutti
- sozialversicherungsrechtliche Abzüge
- steuerfreie Bezüge
Zusätzlich sind Daten bereitzustellen, die nicht direkt mit der Lohnabrechnung in Verbindung stehen. Für Auszubildende sind beispielsweise Angaben wie "Beginn der Ausbildung" und das "voraussichtliche Ende der Ausbildung" zu übermitteln. Ab Mitte 2010 genügt es bei einer Kündigung nicht mehr, lediglich das Austrittsdatum mitzuteilen. ELENA fordert die Übermittlung weiterer Informationen, darunter:
- befristetes Arbeitsverhältnis ja/nein
- Kündigungsdatum
- schriftliche Kündigung ja/nein
- betriebsbedingte Kündigung ja/nein
- Kündigungsschutzklage ja/nein
- Kündigung per Post ja/nein
- Gegebenenfalls Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens in freier Formulierung
- Sozialauswahl vorgenommen
- Angabe der Arbeitsagentur, die die Sozialauswahl überprüft hat
- Beginn des Vorruhestandsgeldes bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nutzung bestehender Infrastruktur
Für die Datenübermittlung an die Zentrale Speicherstelle setzen Gesetzgeber und Software-Anbieter auf die Systeme und Infrastruktur, die bereits seit 2006 für die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen bestehen. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungs-Software zum kommenden Jahreswechsel alle neuen, für ELENA notwendigen Erfassungsfelder enthält.