Wichtige Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen
Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, müssen alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen archivieren. Dazu zählen Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Bilanzen und Buchungsbelege. Auch Geschäftsbriefe wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, die versendet oder empfangen werden, fallen unter diese Pflicht. Die genauen Anforderungen können je nach Branche variieren.
Die Aufbewahrungsfristen sind abhängig von der Dokumentenart:
- Zehn Jahre: Handelsbücher, Aufzeichnungen (wie Arbeitsanweisungen), Eröffnungsbilanzen und Rechnungen.
- Acht Jahre: Buchungsbelege. Für Unternehmen, die nicht von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt werden, gilt diese Regelung ab 2025; für BaFin-beaufsichtigte Unternehmen ab 2026.
- Sechs Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Steuerunterlagen.
Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen wurde. Eine Ausnahme bilden Verträge, bei denen die Aufbewahrungsfrist nach Ende der Vertragsdauer startet.
Umgang mit Originalen und digitaler Archivierung
Bestimmte Dokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden. Diese müssen vor äußeren Einflüssen wie Feuer und Feuchtigkeit geschützt sein und über die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben. Bei Dokumenten auf Thermopapier ist es ratsam, eine Kopie auf normalem Papier anzufertigen und zusammen mit dem Original zu archivieren, um ein Verblassen der Schrift zu verhindern.
Andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen können digital gespeichert werden. Bei Handelsbriefen und Eingangsrechnungen ist eine bildliche Wiedergabe, beispielsweise als Scan, erforderlich. Das digitale Abbild muss dem Original in allen Kontrollmerkmalen und der Farbgebung entsprechen. Für Dokumente wie Buchungsbelege oder Handelsbücher ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend, wobei die Unveränderlichkeit des Inhalts sichergestellt sein muss.
Risiken bei Dokumentenverlust und Absicherungsmöglichkeiten
Eine nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen oder deren Verlust kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Dies kann im schlimmsten Fall zu Rechtsstreitigkeiten führen, die mit hohen Gerichts- und Anwaltskosten verbunden sind.
Im schlimmsten Fall kann das in einem Rechtsstreit enden. Das ist nicht nur ärgerlich, hinzu kommen meist hohe Gerichts- und Anwaltskosten. Mit einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung sind Firmen dann zumindest vor den finanziellen Folgen geschützt.
Eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung kann Unternehmen vor den finanziellen Folgen solcher Streitigkeiten schützen, beispielsweise bei Auseinandersetzungen wegen fehlerhafter Einkommensbescheide. Zusätzlich bieten einige Versicherungen, wie die NÜRNBERGER Versicherung, eine Anwaltshotline für kostenlose juristische Beratung an, die auch bei nicht versicherten Bereichen Unterstützung bietet und bei Bedarf an Spezialisten vermittelt.