Wichtige Neuerungen beim digitalen Lohnnachweis
Unternehmen erhalten derzeit von ihren Berufsgenossenschaften Zugangsdaten für das neue digitale Lohnnachweisverfahren der betrieblichen Unfallversicherung. Betriebe, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch einen externen Dienstleister wie einen Steuerberater erstellen lassen, müssen diese Informationen bis zum Jahreswechsel übermitteln.
Mit dem Jahreswechsel wird der digitale Lohnnachweis parallel zum bisherigen Verfahren der gesetzlichen Unfallversicherung eingeführt. Die Teilnahme erfordert einen verpflichtenden Stammdatenabruf von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V. (DGUV). Dieser Abruf, der bereits möglich ist, muss vom Lohnbüro oder Lohndienstleister aktiv initiiert werden. Der automatisierte Abruf stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und den für das betreffende Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden.
Weitergabe von Informationen an Lohndienstleister
Für den Stammdatenabruf sind drei Informationen erforderlich: die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV), die Mitgliedsnummer des Unternehmens und die neu eingeführte PIN. Diese Zugangsdaten sind Bestandteil der Benachrichtigungsschreiben, die die zuständigen Berufsgenossenschaften an ihre Mitglieder versenden. Ist ein Unternehmen bei mehreren Unfallversicherungsträgern pflichtversichert, erhält es entsprechend mehrere Schreiben mit unterschiedlichen Zugangsdaten. Es ist wichtig, dass alle diese Informationen die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständige Stelle im oder außerhalb des Unternehmens erreichen.
Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 muss bis zum 16. Februar 2017 auf dem neuen digitalen Weg übermittelt werden. Darauf weist die DGUV ausdrücklich hin. Der Transfer kann in der Regel direkt aus dem für die Lohnabrechnung genutzten Programm heraus angestoßen werden. Bei DATEV-Lohnprogrammen ist die Erfassung der neuen PIN beispielsweise mit den Jahreswechsel-Versionen möglich, die voraussichtlich Ende Dezember 2016 bereitstehen.
Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 ist übergangsweise parallel zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisherige Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren einzureichen.