Grundlagen der Forderungsabsicherung
Eine wesentliche Grundlage für die Absicherung von Forderungen ist die lückenlose schriftliche Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Dies umfasst Absprachen, Vertragsinhalte, Angebote sowie erteilte und übernommene Aufträge. Eine solche Dokumentation dient der Nachweisbarkeit und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
Das A und O im Geschäftsleben ist die Nachweisbarkeit der Absprachen, der vereinbarten Vertragsinhalte, der gemachten Angebote, der erteilten sowie übernommenen Aufträge usw. Wird jeder einzelne Schritt schriftlich dokumentiert, hilft das nicht zuletzt beiden Geschäftsparteien. So werden u. a. Missverständnisse vermieden, können getroffene Absprachen jederzeit nachgelesen und ggf. auch bewiesen werden.
Die Verwendung von individuellen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ist ein weiterer wichtiger Schritt. Diese sollten nicht pauschal aus dem Internet übernommen, sondern idealerweise von einem Anwalt erstellt werden, um die spezifischen Besonderheiten des Unternehmens abzubilden und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Wer für sein Unternehmen keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hat, auf deren Basis er alle Geschäfte abschließt, handelt schon fast fahrlässig. Sie bieten neben Klarheit für beide Geschäftsparteien über die dem Geschäftsabschluss zu Grunde liegenden Bedingungen und Vertragsinhalte auch die Möglichkeit, die Besonderheiten des Unternehmens und die Alleinstellungsmerkmale abzudecken. Vielfältige Regelungen können darin schriftlich fixiert werden und müssen so nicht jedes Mal wieder neu definiert werden. Es ist anzuraten, sich AGB nicht einfach aus dem Internet herunterzuladen oder vom Mitbewerber zu übernehmen (u. U. Urheberrechtsverletzung), sondern sie sich ggf. von einem Anwalt formulieren zu lassen. Ein Anwalt haftet für die Rechts- und Abmahnsicherheit der von ihm erstellten Klauseln. Das ist einmalig gut investiertes Geld.
Für Unternehmen, die Lieferungen erbringen, ist die Regelung des Eigentumsvorbehalts von Bedeutung. Diese Klausel sichert das Eigentum an der gelieferten Ware, bis die vollständige Bezahlung durch den Kunden erfolgt ist, und kann im Falle einer Kundeninsolvenz Verluste mindern.
Besonders derjenige, der ein Unternehmen hat, das Lieferungen erbringt, sollte unbedingt, wenn er seine Geschäftsbedingungen nicht von einem Anwalt formulieren lässt, darauf achten, dass die eigenen Geschäftsbedingungen Regelungen zum normalen und zum verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten. Grob skizziert bedeuten sie, dass das Eigentum an einer (gelieferten) Sache so lange besteht, bis diese vom Kunden vollständig bezahlt wurde. Solche Regelungen können bei Kundeninsolvenz u. U. Verluste vermeiden helfen.
Effektives Forderungsmanagement in der Praxis
Der Nachweis des Zugangs einer Rechnung ist entscheidend, insbesondere wenn Anwalts- oder Inkassokosten geltend gemacht werden sollen. Bei Bestreiten des Zugangs durch den Schuldner ist der Nachweis zwingend erforderlich. Eine Kombination aus digitalem Versand (Fax, E-Mail mit Sendeprotokoll/Lesebestätigung) und postalischem Versand (ggf. Einwurfeinschreiben) wird empfohlen. Auch eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist eine Option.
Denn das ist enorm wichtig. Besonders dann, wenn man Anwalts- oder Inkassokosten von einem Schuldner erstattet bekommen möchte. Im Falle, dass der Schuldner den Zugang der Rechnung bestreitet, ist der Nachweis darüber, dass ihm die Rechnung tatsächlich zugegangen ist, zwingend erforderlich. Die persönliche Übergabe der Rechnung vor Zeugen ist in der Regel selten praktikabel. Es ist zu empfehlen (erst recht bei schwierigen Kunden), zweigleisig zu fahren. So kann man z. B. die Rechnung im Vorwege faxen oder per E-Mail versenden (das Sendeprotokoll bzw. die Lesebestätigung aufbewahren!) und die Rechnung per Post (ggf. per Einwurfeinschreiben) hinterherschicken. Möglich ist sogar die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher.
Ein unmissverständliches Zahlungsziel auf Rechnungen vermeidet Interpretationsspielräume. Klare Formulierungen wie „Der Rechnungsbetrag ist bis [Datum] bei uns eingehend zu zahlen“ sind hierfür geeignet. Die Fristen sollten sich an branchenüblichen Standards orientieren, die oft 10 bis 14 Tage betragen.
Wer dem Kunden keinen Raum für Interpretationen beim Zahlungsziel einer Rechnung geben will, der muss das Datum auch unmissverständlich benennen. Eine Formulierung wie ‚Der Rechnungsbetrag ist bis 16.12.2022 bei uns eingehend zu zahlen‘ ist eine klare, eindeutige Vorgabe. Bei der Festsetzung des Zahlungsziels sollte man sich am besten an den in der jeweiligen Branche üblichen Fristen orientieren. Handelsüblich sind 10 bis 14 Tage.
Eine stets aktuelle Buchhaltung ist die Voraussetzung für das umgehende Mahnen fälliger Rechnungen. Mahnungen sollten respektvoll, aber bestimmt formuliert sein. Das Beifügen einer Rechnungskopie kann als Erinnerung dienen. Bei Bedarf sollten weitere Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen erfolgen, wobei drei Mahnungen in der Regel ausreichend sind.
Voraussetzung dafür, dass eine fällige Rechnung umgehend angemahnt wird, ist eine Buchhaltung, die stets aktuell ist (auch das hat man selbst in der Hand!). Die Mahnung sollte respektvoll sein, aber deutlich machen, dass man das ausstehende Geld möchte. Eine Rechnungskopie beizufügen kann dem Schuldner als Gedächtnisstütze dienen, besonders wenn ihm die offene Rechnung nur ‚durchgerutscht‘ ist. Ist eine weitere Mahnung nötig, sollte sie im Abstand von 7-10 Tagen erfolgen. Mehr als drei Mahnungen sollten nicht verschickt werden.
Gläubigern steht grundsätzlich der Ersatz von Mahnkosten zu. Auch wenn es sich um geringe Beträge handelt, können Gerichte Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung anerkennen. Für die erste Mahnung ist eine Gebühr nur zulässig, wenn der Kunde bereits durch Fristablauf in Verzug war.
Auch wenn es sich bei Mahnkosten um keine großen Summen handelt, sollte sie der Schuldner ersetzen, denn das steht einem Gläubiger grundsätzlich zu. Ohne Einzelnachweis werden von vielen Gerichten Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung anerkannt. (Für die erste Mahnung darf nur eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Kunde vorher schon z. B. aufgrund des Ablaufs der 30-Tages-Frist in Verzug war.)
Die Berechnung von Verzugszinsen ist ebenfalls ein Recht des Gläubigers, sobald der Schuldner in Zahlungsverzug ist. Der Zinssatz für Entgeltforderungen liegt bei Unternehmern neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank, bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte darüber.
Auch das sind in der Regel keine großen Summen, doch auch Verzugszinsen stehen dem Gläubiger zu, ist der Schuldner in Zahlungsverzug. Wenn die Berechnung manchem auch etwas kompliziert erscheint, die eigene erbrachte Leistung sollte einem die Auseinandersetzung damit Wert sein. Als Berechnungsgrundlage dient der flexible Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (aktuell liegt er unverändert bei -0,88%). Sofern der Schuldner ein Unternehmer ist, liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ansonsten beträgt der Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der Zahlungsverzug des Schuldners ist die Voraussetzung für die Geltendmachung von Verzugszinsen und Verzugsschäden, einschließlich der Kosten für Rechtsdienstleister. Ein Schuldner gerät spätestens mit Eintreffen einer Mahnung in Verzug. Bei Unternehmern tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung ein, auch ohne Mahnung. Bei Verbrauchern gilt dies nur, wenn sie in der Rechnung explizit auf diese Regelung hingewiesen wurden.
Der Zahlungsverzug des Schuldners ist zwingende Voraussetzung dafür, dass man Verzugszinsen und entstandenen Verzugsschaden gegen den Schuldner geltend machen kann. Dazu gehören u. a. auch die Kosten für einen Rechtsdienstleister wie einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen, die z. B. für die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides in Anspruch genommen wurden. Spätestens mit Eintreffen einer Mahnung kommt ein Schuldner in Zahlungsverzug. Eine Mahnung vor Fälligkeit einer Rechnung ist jedoch ungültig! Ist der Schuldner Unternehmer, kommt er auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug, und zwar automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung. Ist der Kunde Verbraucher, kommt genannte Regelung nur dann zur Anwendung, wenn er in der Rechnung deutlich auf diese Verzugsregelung hingewiesen wurde.
Professionelle Unterstützung bei der Durchsetzung
Bei hartnäckigen Nichtzahlern kann es ratsam sein, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Rechtsdienstleister mit Erfahrung im Umgang mit säumigen Zahlern verfügen über die notwendige Distanz und das juristische Wissen, um Forderungen erfolgreich durchzusetzen. Die Kosten für eine solche Beauftragung sind in der Regel vom Schuldner als Verzugsschaden zu ersetzen.
Sich selbst etwas zuzutrauen ist gut, die eigenen Fähigkeiten zu überschätzen, kann jedoch teuer werden. Notorische Nichtzahler können einen Unternehmer an seine Grenzen bringen. ‚Sie’ zerren an den Nerven, ihnen bzw. ihrem Geld hinterherzulaufen, bindet Arbeitszeit und –kraft. Bevor eine Forderung aus solchen Gründen aufgegeben wird, sollte der Weg lieber zu einem Rechtsdienstleister führen, der Erfahrung im Umgang mit säumigen Zahlern hat und auch über die nötige Distanz zum Schuldner sowie über das juristische Wissen verfügt, um die Forderung ggf. doch noch zu realisieren. Die Kosten für die Beauftragung sollte man nicht scheuen, denn sie sind in der Regel vom Schuldner als Verzugsschaden zu ersetzen (s. o.).
Unternehmen sollten die beeinflussbaren Aspekte der Liquiditätssicherung aktiv gestalten und bei Bedarf Prozesse anpassen oder verbessern, anstatt sich von externen Herausforderungen vollständig bestimmen zu lassen.