Die Digitalisierung betrifft längst nicht mehr nur klassische Schreibtischjobs. Das stellen das Gartenbauunternehmen Haas und der IT-Dienstleister Adlon Intelligent Solutions unter Beweis: Mit intelligenten Apps, Flows und Bots, von denen die Mitglieder eines Qualitätsnetzwerkes aus 36 Landschaftsgärtnern im deutschsprachigen Raum täglich profitieren.
Bild: Adlon
Die Basis für den digitalen Arbeitsplatz bilden in vielen Handwerksbetrieben zwei Szenarien: Zum einen die Mitarbeiter im Büro, zum anderen der Großteil der Mitarbeitenden auf den Baustellen. Für beide Welten gilt es, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen. „Im Garten wie im Unternehmen gilt: Um wachsen und gedeihen zu können, gilt es zunächst, den Boden zu ebnen“ beschreibt Sebastian Eberle, Geschäftsführer von Adlon. Sein Unternehmen plant, entwirft und betreut den Digital Workplace mittelständischer Unternehmen mit dem Ziel, diese mit IT nachhaltig zu stärken und intelligente, digitale Lösungen zu schaffen. So gestaltet nun auch Haas als „grüner Digitalpionier“ nicht nur seine Prozesse effizienter, sondern positioniert sich gleichzeitig als visionärer Arbeitgeber im Handwerk. Wie die Digitalisierung im Handwerk konkret gelingt, zeigen die drei Lösungen, die Adlon für Haas Galabau entwickelt hat.
Einführung einer Cloud-Infrastruktur
Eine moderne Infrastruktur zu schaffen, die den Mitarbeitern im Unternehmen die richtigen Tools an die Hand gibt, lautete das Ziel des Handwerkbetriebs. Täglich wiederkehrende Abläufe sollten automatisiert, komplexe Aufgaben vereinfacht und Medienbrüche vermieden werden. Die geeignete Infrastruktur schaffte Adlon mit einem vollumfänglichen Umzug in die Cloud. Um dies zu realisieren, erstellte Adlon ein Grobkonzept für die Einführung von Office 365. Darüber hinaus entstand ein Digitalisierungsgremium, in dem Haas und Adlon sich regelmäßig über sinnvolle Digitalisierungsansätze austauschen.
„Eine leistungsstarke IT-Infrastruktur ist die Basis für effiziente Prozesse. Gleichzeitig sind bei 90 Mitarbeitern eigene Server wirtschaftlich nicht sinnvoll. Deshalb ist die Cloud in Kombinationen mit professionellen Dienstleistern für uns die optimale Lösung.” beschreibt Geschäftsführer Florian Haas. Im neu geschaffenen digitalen Ökosystem kommen Schritt für Schritt neue Applikationen und Funktionen zum Einsatz. Eine Lösung, die den Mitarbeiter ins Zentrum stellt, seine Arbeitsweise und Prozesse betrachtet und es ermöglicht, auch von unterwegs gemeinsam an Projekten zu arbeiten und zeitgemäß zu kommunizieren. Die Automatisierung einzelner Prozesse macht Projekte und die Zusammenarbeit produktiver und smarter. Kommunikationstools fördern die Vernetzung unter den Kollegen und erleichtern es, Wissen zu teilen. Die „Managed Security by Adlon“ überwacht die Infrastruktur und reagiert umgehend bei Sicherheitsvorfällen.
Onlineshop für Baustellenmaterial
Durch die Fehleranfälligkeit der manuelle Materialentnahme aus dem Lager, wurden drei unterschiedliche Rollen definiert – Lagerist, Vorarbeiter/Bauleiter und Verwaltung – und entsprechende User Storys erstellt, welche deren Prozesse genauestens beschreiben. Auf dieser Basis entstanden zwei Apps: Eine App für den Lageristen, die es ermöglicht, Bestellvorgänge nachzuvollziehen und Lagerbewegungen zu kontrollieren. Die zweite App ermöglicht dem Vorarbeiter oder Bauleiter, Material für die Baustelle wie in einem Online-Shop zu bestellen.
Die Entnahme wird dadurch vollkommen transparent und Materialien können zuverlässig erfasst werden. Diese verbesserten Vorgänge führen zu einem schnellen „Return on Investment“.
Managed Workplace
Je mehr digitale Lösungen eingesetzt werden, desto wichtiger ist es, den Überblick zu bewahren und die Funktionalität aller Prozesse sicherzustellen, dies ermöglicht der „Managed Workplace“. Adlon unterstützt Haas dabei in zwei Bereichen. Zum einen, mit einem IT-Service Desk, zum anderem mit einem Patch Management in zwei Klassen: manuell und automatisiert. Über ein Ticket-System lassen sich Anfragen bearbeiten und Störungen lösen. Zudem steht ein IT-Support für Administratoren, Koordinatoren und definierte IT-User bereit. Das Incident-Management wird über drei Stufen komplett abgedeckt: Frontend-Support (1st Level), Backend-Support (2nd Level) und Consulting (3rd Level). Die Durchführung des Patch Managements, d. h. Einspielen von Microsoft Security Patches, erfolgt einmal im Monat gemäß Maschinenklassifizierung. Sobald zum Beispiel ein Flow ausfällt, eine Funktion ergänzt werden muss oder eine Wartung ansteht, übernimmt Adlon somit zuverlässig. Auf diese Weise kamen Schritt für Schritt neue IT-Lösungen und smarte Helfer zum Einsatz: von der digitalen Personalakte über eine digitale Mängelerfassung bis hin zum Intranet „Haasenstall“.
„Unsere Vision und unser Leitbild ist es, richtungsweisend in allen Bereichen zu sein. Das heißt sowohl im Bereich Dienstleistung und Qualität für unsere Kunden als auch in Hinblick darauf, was wir unseren Mitarbeitern bieten und wie wir den Umgang miteinander gestalten. Um das alles zu erreichen, braucht man eine entsprechende IT, die uns unterstützt.“ Florian Haas, Geschäftsführer