Systematische Organisation im GaLaBau: Herausforderungen und Lösungen
Eine systematische Organisation ist im Garten- und Landschaftsbau entscheidend, um Verwirrung und unnötige Kosten zu vermeiden. Michael Unterkircher betonte in Veitshöchheim die Notwendigkeit, Abläufe zu koordinieren und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Die Firma Dojen OSH stellte auf der GaLaBau-Messe in Nürnberg eine Software vor, die speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten ist.
Ein externer Unternehmensberater würde bei der Suche nach Schwachstellen im GaLaBau-Betrieb zunächst die Organisation der Abläufe, den Mitarbeitereinsatz und die interne Kommunikation analysieren. Fragen zur Arbeitsvorbereitung, Einweisung und Kontrolle der Mitarbeiter sowie zur Vermeidung von Störungen stehen dabei im Vordergrund. Auch die Reaktion der Firmenleitung auf unvorhergesehene Ereignisse und die betroffenen Ressourcen wie Mitarbeiter und Maschinen sind von Bedeutung. Detailfragen zum Einsparpotenzial erfordern präzise Antworten, da viele Faktoren in der Organisation miteinander verknüpft sind.
Koordination mehrerer Baustellen im Fokus
Während der Unterricht in Veitshöchheim bisher Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Abwicklung einzelner Baustellen behandelte, liegt der Fokus nun auf der Koordination und Organisation mehrerer Baustellen. Michael Unterkircher hob hervor, dass Gewinne sowohl auf der Baustelle als auch im Büro erzielt oder verloren werden. Der GaLaBau sieht sich dabei ähnlichen Herausforderungen gegenüber wie das Handwerk. Die zentrale Frage ist, wie die Organisation grundlegend verbessert werden kann.
Unterkircher präsentierte vor Studierenden der Meister- und Technikerschule sowie dem Gesprächsforum Betriebswirtschaft und Baubetrieb in Veitshöchheim die digitale Plantafel als unverzichtbares Instrument für die Baustellenorganisation. Die Software, die für den GaLaBau innovativ ist, wurde von Praktikern kontrovers diskutiert. In größeren Betrieben nutzen Chefs oder Disponenten oft Organisationstafeln, um Engpässe bei Mitarbeitern und Maschinen mit Kundenwünschen abzustimmen. Diese Tafeln, auf denen Aufträge, Trupps und Ausrüstung abgebildet wurden, waren oft ungenau, unflexibel und umständlich.
Engpässe, wie knappe Kapazitäten bei Personal, Maschinen, Subunternehmern oder Finanzen, müssen erkannt und behoben werden. Oft liegt die Ursache in der Organisation, dem sogenannten dispositiven Faktor, der alle Unternehmensbereiche beeinflusst. Die Planung von Aufträgen sowie der Einsatz von Mitarbeitern und Maschinen bilden das Herzstück eines Unternehmens.
Flexibilität und Effizienz durch digitale Planung
Bei Ausfällen von Mitarbeitern durch Krankheit oder Urlaub kann sich die Bauzeit verlängern, wenn nicht rechtzeitig umdisponiert wird. Die digitale Plantafel ermöglicht es, Mitarbeiter entsprechend ihrer Leistungsfähigkeit einzuplanen. Ein erfahrener Landschaftsgärtner kann beispielsweise zwei Auszubildende ersetzen. Bezüglich der Frage, was bei schlechtem Wetter geschehe, erklärte Unterkircher, dass hier umdisponiert werden müsse und die digitale Plantafel dabei helfe, Alternativen zu finden.
Das Programm ist laut Unterkircher mit durchdachten Extras ausgestattet und eignet sich zur Unterstützung der Logistik in GaLaBau-Unternehmen ab fünf Mitarbeitern. Eine Effizienzsteigerung von bis zu 10 % sei von Anfang an möglich. Dies könne pro Mitarbeiter eine Einsparung von etwa 3000 € pro Jahr bedeuten, wodurch sich das Programm innerhalb eines Jahres amortisiere. Die Organisation wird von zwei bis drei kompetenten Disponenten festgelegt und kann von beliebig vielen Mitarbeitern an verschiedenen Orten eingesehen werden. Schon bei der Akquise kann die digitale Plantafel genutzt werden, um potenziellen Kunden eine definitive Ausführungszeit anzubieten.
Vorteile der digitalen Plantafel
Die digitale Plantafel bietet folgende Vorteile:
- Die Auftragsplanung ist stets aktuell.
- Alle noch einzuplanenden Aufträge sind übersichtlich dargestellt.
- Die Benutzerverwaltung kann nach Rechten gesteuert werden.
- Ein schneller Überblick über alle Aufträge ist gewährleistet.
- Tages-, Wochen- und Monatspläne werden chronologisch angezeigt.
- Die farbliche Darstellung kann individuell angepasst werden und erleichtert die Ansicht.
- Eine automatische Verteilung der Auftragsstunden ist möglich.
- Es besteht eine Übersicht über die verfügbaren Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Subunternehmer).
Eine optimierte Organisation bringe allen Beteiligten nur Vorteile.
Die Unternehmensleitung wird bei der Optimierung der Kapazitätsauslastung unterstützt. Mitarbeiter erhalten klare Vorgaben und können eingetragene Rechte wie Fortbildung, Urlaub oder Arztbesuche einfordern. Kunden profitieren von definitiven Terminzusagen. Unterkircher betonte, dass das Programm leicht zu erlernen sei. Voraussetzung sei die Eingabe aller relevanten Unternehmensdaten und die Einrichtung einer Schnittstelle zum Kalkulationsprogramm. Eine solche Organisation mache Freude und sei keine Sisyphusarbeit mehr.