Effiziente Personalplanung im GaLaBau
Die effiziente Disposition von Personal und die präzise Erfassung von Arbeitsleistungen sind im Garten- und Landschaftsbau entscheidende Erfolgsfaktoren. Die virtic GmbH hat hierfür ein spezielles Modul zur mobilen Arbeitszeiterfassung und Ortung von Mitarbeitern entwickelt. Dieses System ermöglicht es Geschäftsführern und Personalplanern, erbrachte Leistungen in Echtzeit zu erfassen und den aktuellen Einsatzort der Mitarbeiter einzusehen.
Im Garten- und Landschaftsbau bestehen oft Herausforderungen bei der Dokumentation von Arbeitsleistungen. Traditionell werden Stundenzettel manuell ausgefüllt und in der Buchhaltung weiterverarbeitet, was zeit- und kostenintensiv ist. Zudem ist es für die Geschäftsführung schwierig, den Überblick über die aktuellen Aufenthaltsorte der Mitarbeiter zu behalten.
Eine effektive Kostenkontrolle war bislang ebenso undenkbar wie eine kurzfristige Disposition der Angestellten. Mit unserer Produktinnovation beheben wir diese Probleme und schaffen darüber hinaus einen deutlichen Mehrwert für den Kunden.
Dies erklärt Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH.
Zeiterfassung mit integrierter Ortung
Wolfgang Fuchs, Geschäftsführer der IT-Beratungsgesellschaft think & solve, weist darauf hin, dass es zwar Systeme zur mobilen Zeiterfassung und zur Ortung gibt, aber nur wenige beide Funktionen gleichzeitig anbieten. Eine etablierte Ausnahme sei die Lösung der virtic GmbH. Das Produkt „virtic“ (virtual time clock) ermöglicht die mobile Arbeitszeiterfassung per Handy.
Die Anwendung ist unkompliziert: Mitarbeiter melden sich per Tastendruck zu einer Arbeit an oder ab. Die Daten, inklusive des Mitarbeiterstandortes, werden in Echtzeit an einen zentralen Server gesendet. Von dort können die Arbeitsdaten über eine Schnittstelle direkt in die Finanz- und Lohnbuchhaltung übertragen werden, was eine direkte Ermittlung der Projektkosten ermöglicht. Neue Aufträge und Einsatzorte lassen sich webbasiert auf die Firmenhandys übermitteln.
Die Ortung basiert auf dem gleichen System wie die Zeiterfassung. Beim An- oder Abmelden wird die Lokalisierung des Firmenhandys aktiviert. Aus Datenschutzgründen wird dabei auf die Erstellung eines Bewegungsprofils verzichtet. Die Ortung erfolgt über das Handynetz und zeigt die Mobilfunkzelle an, in der sich der Mitarbeiter befindet.
Bedeutung des Controllings
Besonders bei größeren Projekten hat sich die tägliche Erfassung der Arbeitsstunden als wichtig für eine erfolgreiche Unternehmensführung erwiesen. Michael Stausberg, zweiter Geschäftsführer der virtic GmbH und verantwortlich für die Produktentwicklung, betont:
Wir stellen fest, dass das Controlling vor allem im GaLa-Bau enorm an Bedeutung gewinnt.
Einen weiteren Vorteil des Systems sieht Stausberg in der Konfigurierbarkeit:
Unsere IT-Lösung ist modular aufgebaut und deckt nahezu alle Bedürfnisse der Branchen ab. Weitere individuelle Einstellungen können wir innerhalb kürzester Zeit vornehmen.
Kosten des Systems
Wolfgang Fuchs empfiehlt die IT-Lösung auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht aufgrund der moderaten Kosten. Er führt aus, dass bei der klassischen Zeiterfassung Abweichungen von über 15 Minuten pro Stundenzettel nicht ungewöhnlich seien. Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern könnten sich daraus Mehrkosten von bis zu 20.000 Euro jährlich ergeben, die durch die manuelle Weiterverarbeitung und Zinsverluste durch verzögerte Rechnungsstellung noch steigen.
Die Kosten für die virtic-Lösung liegen je nach Modul zwischen 30 Cent und 1 Euro pro Mitarbeiter und Tag. Außer den Mitarbeiter-Handys, die in der Regel für einen Euro erhältlich sind, sind keine weiteren Investitionen erforderlich.