Mobile Zeiterfassung und Ortung

Ob in der Forstwirtschaft, im Garten- oder im Landschaftsbau: Diese Branchen haben zwei grundlegende Probleme. Die Mitarbeiter füllen zur Dokumentation ihrer erbrachten Leistungen meist Stundenzettel aus, die anschließend in der Buchhaltung mühevoll per Hand weiterverarbeitet werden müssen, was zeitaufwändig und somit kostenintensiv ist. Zudem ist es für die Geschäftsführung nahezu unmöglich, permanent die aktuellen Aufenthaltsorte der einzelnen Mitarbeiter im Blick zu haben. "Eine effektive Kostenkontrolle war bislang ebenso undenkbar wie eine kurzfristige Disposition der Angestellten. Mit unserer Produktinnovation beheben wir diese Probleme und schaffen darüber hinaus einen deutlichen Mehrwert für den Kunden", sagt Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH.

Zeiterfassung mit integrierter Ortung

Wolfgang Fuchs, Geschäftsführer der auf das Handwerk spezialisierten IT-Beratungsgesellschaft think & solve, kennt die Probleme der Branche: "Es gibt Systeme für die mobile Zeiterfassung. Und es gibt Systeme zur Ortung. Die wenigsten Systeme bieten jedoch beide Funktionen gleichzeitig." Eine bereits etablierte Ausnahme stellt laut Fuchs die Lösung der virtic GmbH dar. Das Produkt mit der Bezeichnung "virtic" (virtual time clock) ermöglicht die mobile Arbeitszeiterfassung eines Mitarbeiters per Handy. Die Handhabung der Applikation von virtic gestaltet sich dabei unkompliziert und schnell: Per Tastendruck meldet sich ein Mitarbeiter zu einer bestimmten Arbeit an oder ab. Die jeweiligen Daten werden anschließend in Echtzeit sowie inklusive des Mitarbeiterstandortes an einen zentralen Server gesendet. Von dort können die Arbeitsdaten direkt über eine Schnittstelle in die Finanz- und Lohnbuchhaltung überspielt werden, wodurch die Projektkosten direkt ermittelt werden können. Zudem können webbasiert neue Aufträge und Einsatzorte auf das Firmenhandy übermittelt werden. Technisch basiert die Ortung auf dem gleichen System wie die Erfassung der Arbeitszeiten: Wenn sich der Mitarbeiter an- oder abmeldet, aktiviert er gleichzeitig die Lokalisierung seines Firmenhandys. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird hierbei auf die Erstellung eines Bewegungsprofils bewusst verzichtet. Die Ortung erfolgt über das Handynetz und zeigt an, in welcher Mobilfunkzelle sich der Mitarbeiter befindet.

Controlling gewinnt an Bedeutung

Gerade bei größeren Projekten hat sich die tägliche Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden als Garant für eine erfolgreiche Unternehmensführung erwiesen. "Wir stellen fest, dass das Controlling vor allem im GaLa-Bau enorm an Bedeutung gewinnt", berichtet Michael Stausberg, zweiter Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für den Bereich Produktentwicklung. Einen weiteren Mehrwert des Systems sieht Stausberg in der persönlichen Konfiguration: "Unsere IT-Lösung ist modular aufgebaut und deckt nahezu alle Bedürfnisse der Branchen ab. Weitere individuelle Einstellungen können wir innerhalb kürzester Zeit vornehmen".

Kosten des Systems

Angesichts der moderaten Kosten ist die IT-Lösung laut Wolfgang Fuchs auch rein betriebswirtschaftlich zu empfehlen: "Bei der klassischen Zeiterfassung sind je Stundenzettel Abweichungen von mehr als 15 Minuten von der tatsächlichen Arbeitszeit nicht ungewöhnlich". Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern fallen nach seinen Berechnungen im Jahr Mehrkosten von bis zu 20.000 Euro an. Erhöht werden diese durch die aufwändige Weiterverarbeitung per Hand. Darüber hinaus stellt sich durch die verzögerte Rechnungsstellung ein beträchtlicher Zinsverlust ein. Die Kosten für die IT-Lösung von virtic liegen je nach eingesetztem Modul zwischen 30 Cent und 1 Euro pro Mitarbeiter und Tag. Außer der Mitarbeiter-Handys, die in der Regel für einen Euro erhältlich sind, sind keine weiteren Investitionen erforderlich.