Verpflichtende Einführung und Vorteile von eForms-DE
Seit dem 25. Oktober 2023 sind eForms, standardisierte Bekanntmachungsdokumente, für EU-weite Veröffentlichungen verpflichtend. Oberschwellige Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber werden seither ausschließlich im Format eForms-DE über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an die europäische Ausschreibungsplattform Tenders Electronic Daily (TED) übermittelt.
Die Einführung von eForms stellt einen Wandel in der Verwaltungsdigitalisierung dar. Diese standardisierten digitalen Formulare ersetzen die bisherigen PDF-basierten Formulare zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen. Durch eForms soll die Qualität der Daten des öffentlichen Einkaufs verbessert und die Datenmenge erhöht werden, was eine umfassendere Analyse von Informationen und Daten im Vergabeprozess ermöglicht.
Die rechtliche Grundlage für eForms bilden die Durchführungsverordnungen (EU) 2019/1780 und (EU) 2022/2303 der Europäischen Kommission. Diese Verordnungen regeln die Digitalisierung von Bekanntmachungsdokumenten in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Für die verpflichtende Umsetzung und Einführung von eForms in Deutschland (eForms-DE) wurde die Vergabeordnung (VgV) entsprechend geändert.
Der Datenservice Öffentlicher Einkauf dient als zentrale Serviceplattform in Deutschland für veröffentlichungspflichtige Bekanntmachungen zu Vergabeverfahren von Bund, Ländern und Kommunen. Mit der Integration des Standards eForms-DE in diesen Datenservice wurde die Vergabeverordnung in Deutschland umgesetzt. Bekanntmachungsdokumente im neuen Standard können seit dem Stichtag empfangen, validiert, veröffentlicht und an TED weitergeleitet werden. Über den zentralen Bekanntmachungsservice (BKMS) werden die Daten publiziert, sodass Bieter relevante Ausschreibungen über einen vereinfachten Zugang finden und abrufen können, ohne eine Vielzahl von Vergabeplattformen durchsuchen zu müssen.
Die Nutzung des Datenstandards eForms fördert nicht nur die Harmonisierung EU-weiter Vergabeverfahren, sondern auch die Verwaltungsdigitalisierung. Durch die Verwendung zusätzlicher Datenfelder sollen Transparenz und Effizienz der Vergabeprozesse für alle Beteiligten gesteigert werden. Die verantwortungsvolle Nutzung von Daten kann wertvolle Informationen liefern, die als Grundlage für Entscheidungen dienen. Die Kombination von eForms und weiteren Einkaufsdaten ermöglicht zudem die Erstellung von Simulationen, um die Auswirkungen von Entscheidungen oder externen Ereignissen wie Wirtschaftsembargos oder Pandemien transparent zu machen. Darüber hinaus trägt die Verwendung spezifischer Angaben zur Steigerung der Nachhaltigkeit im öffentlichen Einkauf bei und erfüllt die Nachhaltigkeitsanforderungen der EU, da relevante Datenfelder im Standard eForms-DE vor Veröffentlichung der Bekanntmachung verpflichtend von den Vergabestellen anzugeben sind.
Bei der Digitalisierung eines komplexen Vorhabens wie dem öffentlichen Beschaffungs- und Einkaufsprozess hat sich gezeigt, dass der Einsatz von digitalen Standards ein wesentlicher Erfolgshebel ist. Standards schaffen Verlässlichkeit und Transparenz – nicht nur national, durch die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse auf Bund-Länder-Ebene, sondern auch EU-weit.
Dies erklärte Peter Büsing, Koordinator des Umsetzungsprojekts „Vergabe“ bei der Freien Hansestadt Bremen. Das Umsetzungsprojekt wurde am 1. Oktober 2023 offiziell abgeschlossen. Die betriebliche und technische Verantwortung für den Datenservice Öffentlicher Einkauf wurde an das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) übergeben.
Mit der erfolgreichen Umsetzung der digitalen Standardformulare für EU-weite Bekanntmachungen sind Bund, Länder und Kommunen fristgerecht „eForms-ready“. Ein wichtiger Schritt für einen strategischen Beschaffungsprozess, denn einheitliche Standards sind die Grundlage für die verlässliche Auswertung und verantwortungsvolle Nutzung von Daten, um einen transparenten und nachhaltigen, aber auch innovativen Beschaffungsprozess zu ermöglichen. Mit der Umsetzung von Standards und der Verwendung von Datenmodellen ebnen wir zudem den Weg für den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung – als Unterstützer für die effiziente Entscheidungsfindung ebenso wie für repetitive Aufgaben, die im Zuge des Fachkräftemangels aufgefangen werden können.
So Frank Schmitz, Abteilungsleiter der Abteilung Beschaffungsmanagement und Zentrale Dienste des BeschA.
Komponenten des Datenservice Öffentlicher Einkauf
Der Datenservice Öffentlicher Einkauf ist eine Kombination verschiedener Komponenten. Neben dem Vermittlungsdienst, dem Bekanntmachungsservice (BKMS) und dem eSender-Hub wurden zum 25. Oktober 2023 die Komponenten Self-Service-Portal und Redaktionssystem integriert:
- Vermittlungsdienst: Dieser Dienst nimmt Auftrags- und Vergabebekanntmachungen von allen Vergabeplattformen im Format eForms-DE entgegen. Dieses Format basiert auf den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. Ab dem 25. Oktober 2023 sind alle oberschwelligen Bekanntmachungen im eForms-DE Format über den Datenservice an den europaweiten Tenders Electronic Daily (TED) einzureichen. Die oberschwelligen Bekanntmachungen werden vom Vermittlungsdienst validiert und an den eSender-Hub übermittelt. Unterschwellige Vergaben werden nach der Validierung direkt an den Bekanntmachungsservice im Ausgangsformat eForms-DE übertragen.
- eSender-Hub: Als zentrale Stelle für die Kommunikation mit dem europaweiten Tenders Electronic Daily (TED) dient der eSender-Hub zur Veröffentlichung von EU-weiten Ausschreibungen. Er konvertiert die Bekanntmachung vom eForms-DE in das notwendige eForms EU-Format und übermittelt diese an TED. Nach erfolgreicher Prüfung durch den TED werden die Bekanntmachungen im Format eForms-DE an den Bekanntmachungsservice übermittelt.
- Bekanntmachungsservice: Dieser Service ist die zentrale Anlaufstelle, um Ausschreibungen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene zu suchen und zu finden. Er bündelt Ausschreibungsdaten verschiedener Vergabeplattformen und wird fortlaufend erweitert. Zusätzlich kann über eine Open-Data-Schnittstelle auf diese Daten zugegriffen werden. Seit Anfang 2023 ist unter anderem die e-Vergabe-Plattform des Bundes über den Vermittlungsdienst an den Bekanntmachungsservice angeschlossen, wodurch öffentliche Ausschreibungen zugänglich gemacht werden.
- Self-Service-Portal und Redaktionssystem: Diese beiden Komponenten ergänzen den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Sie dienen der manuellen Erfassung von Bekanntmachungen sowie der Erleichterung der Anbindung und Statusnachverfolgung von Bekanntmachungen. Dadurch sollen weitere gesetzliche und Endanwender-Anforderungen umgesetzt werden.