Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich und ihre Auswirkungen
Am 22. März 2024 hat der Deutsche Bundesrat das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Die darin enthaltene Pflicht zur elektronischen Rechnung bleibt bestehen. Dies bedeutet, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 zwingend elektronische Rechnungen ausstellen müssen, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen. Die Pflicht gilt somit im B2B-Bereich.
Eine Rechnung wird nur dann als E-Rechnung anerkannt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen werden kann, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Zudem müssen die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingehalten werden. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen und bieten Unternehmen somit eine sichere Basis für die Erstellung elektronischer Rechnungen.
Anforderungen und Besonderheiten der E-Rechnung
Bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen müssen alle Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz enthalten sein. Hier gelten die gleichen Regelungen wie für Papierrechnungen. Ein Vorsteuerabzug ist nur bei ordnungsgemäß erstellten und versendeten Rechnungen zulässig. Eine als PDF erstellte und per E-Mail übermittelte Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung anerkannt. Solche PDF-Rechnungen gelten, ebenso wie Papierrechnungen, als „sonstige Rechnungen“.
Übergangsregelungen für die Umstellung auf E-Rechnungen
Grundsätzlich müssen Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen für die Abrechnung von Produkten und Dienstleistungen im B2B-Bereich verwenden. Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die den Wechsel erleichtern sollen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen anstelle einer elektronischen Rechnung auch eine sonstige Rechnung erstellen. Dies umfasst Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hierfür ist allerdings die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Diese Übergangsregelung soll bis zum 31. Dezember 2027 verlängert werden und für bis zu diesem Datum ausgeführte Umsätze gelten, sofern der Gesamtumsatz eines Unternehmens gemäß § 19 Abs. 3 UStG im vorherigen Kalenderjahr 80.000 Euro nicht überschritten hat. Dies dient der Entlastung kleinerer Unternehmen.
Eine weitere Übergangsregelung erlaubt es Unternehmen, statt einer elektronischen Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format zu erstellen, wenn diese im Rahmen des EDI-Verfahrens übermittelt wird und der Empfänger zugestimmt hat. Diese Regelung gilt für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2027 anfallen.
Vorbereitende Maßnahmen für Unternehmen zur E-Rechnung
Um Probleme bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu vermeiden, sollten Unternehmen sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen. Es empfiehlt sich, die eingesetzten Software-Lösungen auf ihre Kompatibilität mit elektronischen Rechnungen zu prüfen. Gegebenenfalls ist die Anschaffung geeigneterer Buchhaltungssoftware in Betracht zu ziehen, die eine effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ermöglicht.
Zudem ist die Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Sie müssen über die neuen Anforderungen und internen Prozesse informiert werden, um Fehler bei der Umsetzung der Richtlinien zu vermeiden.
Hintergrund der E-Rechnungspflicht und Digitalisierungsstrategie
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie innerhalb der EU, die auch den Bereich der Umsatzsteuer betrifft. Ziel ist es, Betrugsfälle, die in diesem Bereich häufig vorkommen, durch digitale Prozesse leichter aufzudecken. Die EU-Kommission hat hierfür ein Maßnahmenpaket erarbeitet. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung und das Wachstumschancengesetz stellen erste Schritte dar, diese Maßnahmen in nationales Recht zu integrieren.