Anpassung an neue Rechnungsformate für Unternehmen
Digitale Rechnungen sind in vielen Betrieben etabliert. Für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen gelten jedoch seit diesem Jahr neue Formate: ZUGFeRD 2.0 und XRechnung. Unternehmen, die weiterhin mit öffentlichen Behörden zusammenarbeiten möchten, müssen diese Formate berücksichtigen.
Die Optimierung des Datenaustauschs und die Verschlankung von Finanzgeschäften sind die Ziele elektronischer Rechnungen. Seit 2018 existieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD auf Basis des E-Rechnungsgesetzes des Bundes. Dieses Gesetz verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt dies auch für alle Auftragnehmer bei der elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Bereits bis April 2020 müssen die Bundesländer die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben. Einige Bundesländer, wie Hamburg, nutzen dieses Verfahren bereits.
Um Komplikationen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre kaufmännischen Branchenlösungen auf die Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung überprüfen.
Definition und Unterschiede von ZUGFeRD 2.0 und XRechnung
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, um die Kosten und den Arbeitsaufwand der Rechnungslegung zu senken. ZUGFeRD 2.0 ist ein hybrides Datenformat, das ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert. Beim Erzeugen einer Rechnung als PDF-Datei wird ein inhaltlich identisches, für Computer optimiertes Duplikat der Rechnung (XML) in die PDF-Datei eingebettet. Während der Empfänger die Rechnung im PDF öffnet und prüft, kann seine Software die Rechnungsdaten automatisch übernehmen.
Der wesentliche Unterschied zu XRechnung liegt in der sichtbaren Komponente. Bei der XRechnung wird lediglich eine Datei im XML-Format erzeugt, die im Gegensatz zu ZUGFeRD keine PDF und somit keinen lesbaren Teil enthält. Beide Formate sind gleichberechtigt und ermöglichen das automatisierte Einlesen und Verarbeiten von Rechnungen. Anbieter wie Sander & Doll haben beide Formate in ihre Softwarelösungen implementiert, um Anwendern Flexibilität zu bieten. Sowohl der Export als auch der Import beider Formate ist per Klick möglich.
Vorteile und Möglichkeiten durch ZUGFeRD und XRechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet neben der gesetzlichen Pflicht verschiedene Vorteile:
- Kostenersparnis: Unternehmen können Zeit und Geld sparen. Die Gesamtkosten für eine Papierrechnung beliefen sich 2014 laut Bundeswirtschaftsministerium auf 9,27 Euro. Durch den Anstieg des Portos dürfte dieser Wert 2020 die 10-Euro-Marke überschritten haben. Die Übermittlung einer E-Rechnung verursacht hingegen keine Porto-, Papier- oder Druckkosten.
- Fehlerreduzierung: Das manuelle Abtippen von Rechnungen ist ineffizient und fehleranfällig. Die Umstellung auf E-Rechnungen eliminiert diese potenzielle Fehlerquelle. Daten aus ZUGFeRD- oder XML-Dateien können per Drag & Drop in die Softwarelösung übernommen werden, wodurch alle Daten automatisiert und ohne Medienbruch eingetragen werden.
- Digitalisierung: Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen in allen Belangen gleichgestellt, wodurch die Notwendigkeit analoger Ordner entfällt. Dies spart Papier, Aufwand und verhindert Unstimmigkeiten durch doppelte Dokumente.
- Internationale Nutzung: ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung. Es kann unter Berücksichtigung nationaler Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden, was besonders für Unternehmen in Grenzregionen eine Arbeitserleichterung darstellt.
- Revisionssicherheit: GoBD-zertifizierte Software ermöglicht die rechtlich saubere Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Diese sind zeitlich unbegrenzt und gewährleisten eine unverfälschte Darstellung des Dokumenteninhalts. Eine permanente, automatisierte ZUGFeRD-Erstellung bei jeder PDF kann in den Firmenparametern der Software eingestellt werden, was die Sicherheit und Rechtskonformität erhöht.