Rechtliche Fallstricke bei Sonderzahlungen
Die Zahlung von Sondervergütungen wie Weihnachtsgeld ist eine gängige Praxis, um Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen. Ohne entsprechende Vorkehrungen kann dies jedoch zu rechtlichen Verpflichtungen führen, selbst wenn ein Betrieb die Zahlung in wirtschaftlich schwierigen Zeiten aussetzen möchte.
Eine sogenannte betriebliche Übung kann entstehen, wenn Leistungen regelmäßig und vorbehaltlos gewährt werden. Dies kann einen rechtlichen Anspruch der Mitarbeiter auf zukünftige Zahlungen begründen. Die DATEV eG, deren Software für die Lohnabrechnung von Millionen Arbeitnehmern genutzt wird, rät Unternehmen, präventiv eine Erklärung abzugeben, die eine zukünftige Verbindlichkeit der Gratifikation ausschließt.
Die betriebliche Übung ist zwar nicht gesetzlich definiert, aber in der Rechtsprechung anerkannt. Eine allgemeingültige Antwort darauf, wann genau sie entsteht, gibt es nicht. Im Streitfall ist stets die Beurteilung des Einzelfalls maßgeblich. Als Faustregel gilt jedoch, dass eine betriebliche Übung bereits nach dreimaliger, regelmäßiger und vorbehaltloser Gewährung einer freiwilligen Zuwendung in gleicher oder vergleichbarer Höhe entstehen kann. Dabei ist die ursprüngliche Absicht des Arbeitgebers unerheblich. Entscheidend ist, ob die Arbeitnehmer aus dem Verhalten des Arbeitgebers schließen durften, dass ihnen eine Leistung oder Vergünstigung auch zukünftig gewährt wird.
Vorbehaltserklärung schützt den Betrieb
Um zu verhindern, dass Mitarbeiter die Handlungen des Arbeitgebers als Selbstverpflichtung interpretieren, ist eine Vorbehaltserklärung essenziell. Diese kann formfrei erfolgen, beispielsweise durch Aushang, Rundschreiben, E-Mail oder direkt auf der Lohnabrechnung. Die Lohnprogramme der DATEV bieten hierfür Funktionen zur einfachen Integration von Mitteilungen an den Arbeitnehmer.
Ist eine betriebliche Übung erst einmal etabliert, lässt sie sich nur schwer wieder aufheben. Sie betrifft nicht nur die aktuelle Belegschaft, sondern auch neu eintretende Mitarbeiter können daraus Ansprüche ableiten. Sollen Neueinstellungen von einer bestehenden betrieblichen Übung ausgenommen werden, muss dies explizit im Arbeitsvertrag vereinbart werden.
Der Anspruch der Bestandsbelegschaft kann nur durch eine Änderungsvereinbarung mit jedem einzelnen Arbeitnehmer beseitigt werden, was die Freiwilligkeit der Zustimmung voraussetzt. Die Problematik der betrieblichen Übung beschränkt sich nicht nur auf monetäre Zuwendungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Auch andere Vergünstigungen können einen Anspruch begründen, darunter:
- die private Nutzung von Internet oder Firmenhandy
- verbilligtes Kantinenessen
- kostenlose Beförderung zum Arbeitsplatz
- die private Nutzung eines Dienstwagens
- kostenlose Parkplätze
Unternehmer im GaLaBau sollten daher genau prüfen, welche Vergünstigungen sie ihren Mitarbeitern gewähren, und sich im Zweifelsfall durch eine Vorbehaltserklärung absichern.