ELENA - der so sympathisch klingende Name sorgt in vielen Unternehmen zurzeit für einige Kopfschmerzen. ELENA steht für ELektronischer EntgeltNAchweis. Er soll in Zukunft das lästige Erstellen diverser Lohn-Bescheinigungen ersetzen, bringt aber erst einmal Mehraufwand für die Personalabteilungen bei Unternehmen und sonstigen Arbeitgebern. Denn dort müssen ab Januar 2010 jeden Monat Daten erhoben, erfasst und elektronisch versandt werden, die bisher im Rahmen der Lohnabrechnung keine Rolle spielten.
Allein die so genannte "Ausfüllhilfe"*, die den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellt wird, umfasst über 50 Seiten. Laut Bundesregierung sollen Arbeitgeber jedoch mittelfristig durch das neue Verfahren 85 Millionen Euro jährlich einsparen.
Die Behörden sind neugierig, wenn Sozialleistungen beantragt werden. Wer etwa Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohnungsgeld haben möchte, muss jeweils unterschiedliche Bescheinigungen vorlegen. Bisher wurden diese für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten anlassbezogen vom Arbeitgeber auf Papier erstellt - bis zu 60 Millionen Mal im Jahr. Dieses Verfahren wird schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt, das heißt die Unternehmen und Institutionen melden von Januar 2010 an monatlich den festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei der Rentenversicherung in Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten verschlüsselt archiviert.
Arbeitnehmer erhalten Daten von Zentraler Speicherstelle
Von 2012 an, so die Planungen, rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Der Antragsteller benötigt dafür eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wie diese Signaturkarten bereitgestellt werden und wer diese erstellt bzw. verteilt, ist noch offen.
In einem ersten Schritt ist geplant, dass in zwei Jahren zunächst folgende fünf Bescheinigungen auf Papier entfallen:
- Drei Bescheinigungen, die unter anderem für Anträge bei den Arbeitsagenturen benötigt werden (die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III und Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des SGB III)
- Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes
- Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes
Arbeitnehmer werden von ihrem Arbeitgeber mit einem Hinweis auf der Entgeltabrechnung darüber informiert, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und sie Informationen über die übermittelten Daten nur von dort erhalten. Während die Arbeitnehmer ansonsten noch abwarten können, müssen die Arbeitgeber sich auf die gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen, die von Januar 2010 an fällig werden, vorbereiten.
ELENA wird die Abläufe in der Lohnabrechnung nachhaltig verändern
Viele Unternehmer werden dabei mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Mit ihm sollten sie, damit der zusätzliche Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen begrenzt wird, ein möglichst effizientes Vorgehen für den Datenaustausch vereinbaren. Dafür sind unter anderem geschützte Datenverbindungen und zuverlässige Softwarelösungen notwendig, wie sie die DATEV eG, Nürnberg, bietet, über deren Programme über 9,5 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen monatlich erstellt werden. Die sich aus diesen Abrechnungen ergebenden Pflichtmitteilungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger übernimmt ebenfalls das DATEV-Rechenzentrum, das auf Wunsch der Programmanwender an zahlreiche Institutionen Daten weiterleitet - ab Januar auch an die Zentrale Speicherstelle.
"ELENA wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros der Unternehmen oder beim Steuerberater nachhaltig verändern", ist sich Claudia Erhardt, Leiterin Produktmanagement und Service Personalwirtschaft bei der DATEV sicher. Neben der regelmäßigen Erfassung der zusätzlichen Daten müssen in bestimmten Situationen weitere Informationen recherchiert werden, zum Beispiel bei Kündigung eines Arbeitnehmers.
Regelmäßig müssen unter anderem folgende Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung elektronisch an die Zentrale Speicherstelle gesandt werden:
- Versicherungsnummer
- Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes
- Gesamt-Brutto
- Steuer- und Sozialversicherungs-Brutti
- sozialversicherungsrechtliche Abzüge
- steuerfreie Bezüge
Darüber hinaus sind Daten bereitzustellen, die mit der eigentlichen Lohnabrechnung nichts zu tun haben. Für Auszubildende sind zum Beispiel Angaben wie "Beginn der Ausbildung" und das "voraussichtliche Ende der Ausbildung" zu übermitteln.
Von Mitte 2010 an genügt es auch nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers nur dessen Austrittsdatum mitzuteilen.
Vielmehr fordert ELENA die Übermittlung etwa folgender Informationen:
- befristetes Arbeitsverhältnis ja/nein
- Kündigungsdatum
- schriftliche Kündigung ja/nein
- betriebsbedingte Kündigung ja/nein
- Kündigungsschutzklage ja/nein
- Kündigung per Post ja/nein
- Gegebenenfalls Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens in freier Formulierung
- Sozialauswahl vorgenommen
- Angabe der Arbeitsagentur, die die Sozialauswahl überprüft hat
- Beginn des Vorruhestandsgeldes bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Datenübermittlung über gewohnte Kanäle
Für die Übermittlung dieser Daten an die Zentrale Speicherstelle setzen Gesetzgeber und Software-Anbieter auf die Systeme und Infrastruktur, die durch die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung der Sozialversicherungsmeldungen bereits seit 2006 bestehen. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass in ihrer Lohnabrechnungs-Software alle neuen für ELENA notwendigen Erfassungsfelder zum kommenden Jahreswechsel vorhanden sind. In den DATEV-Programmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden diese ab Januar integriert sein.
* "Verfahrensbeschreibung - Anlage 6 - Multifunktionaler Verdienstdatensatz", erstellt vom AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.