Warum präzise Dokumentation im GaLaBau unerlässlich ist
Im Geschäftsalltag des Garten- und Landschaftsbaus ist die genaue Erfassung von Kundendaten und Auftragsdetails entscheidend, um Forderungsausfälle zu vermeiden. Oftmals fehlen bei der Übergabe von Mandaten an Inkassounternehmen wichtige Informationen, was den Einzug offener Posten erschwert. Eine sorgfältige Dokumentation von Beginn an kann hier Abhilfe schaffen.
„Die Realität, die ich im Arbeitsalltag erfahre, spricht allerdings eine ganz andere Sprache. Nicht immer liegen uns bei Mandatsübergabe auch alle nötigen Daten in Bezug auf den Schuldner vor. Es stellt sich z. B. heraus, dass von Seiten des Mandanten im Vorfeld wichtige Regeln nicht beachtet wurden oder aus falscher Rücksichtnahme gegenüber dem Kunden z. B. gezielte Nachfragen unterblieben. Um Forderungsverluste aber generell bestmöglich zu verhindern, wäre es wünschenswert, dass sich Unternehmer sowie deren Mitarbeiter mehr Zeit nehmen, wenn es um die Datenerfassung bei der Auftragserteilung und der Lieferung von bestellter Ware oder um die Bestätigung einer ordnungsgemäß durchgeführten Leistung geht. Da ist noch viel Luft nach oben“, so Drumann.
Eindeutige Identifikation des Bestellers
Eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten ist unerlässlich. Dies umfasst die Erfassung von Informationen darüber, wer, wann, wie und wofür einen Auftrag erteilt hat. Bei Gewerbebetrieben, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen der Vor- und Zuname des Inhabers oder der Inhaber erfasst werden. Bei im Handelsregister eingetragenen Firmen ist die genaue Firmierung inklusive Rechtsform zu dokumentieren. Auch die vollständige Geschäftsanschrift des Kunden ist von Bedeutung, da Umzüge oft nicht im allgemeinen Firmenwissen verankert sind.
Bei Privatpersonen ist der Vor- und Zuname festzuhalten. Erfolgt eine Bestellung beispielsweise für eine Familie, sollten die Namen aller beteiligten Personen erfragt werden. Andernfalls kann dies im Falle eines Forderungsausfalls zu umfangreichen Ermittlungen führen oder im schlimmsten Fall zum Totalverlust der Forderung, wenn die Bestellung nicht eindeutig nachweisbar ist. Besonders bei sogenannten „Bestellungen auf Zuruf“, etwa wenn Handwerker Material abholen und die Rechnung an eine andere Firma gehen soll, ist Vorsicht geboten.
In solchen Fällen sollte eine telefonische Rückfrage bei der angegebenen Firma erfolgen, um zu klären, ob der Kauf im Auftrag der Firma getätigt wurde und die abholende Person zur Entgegennahme der Ware berechtigt ist. Eine Notiz über das Telefonat mit Datum, Gesprächspartner und Ergebnis sollte der Bestellung beigefügt werden. Ein leserlich unterschriebener Abholschein oder eine Quittung ist ebenfalls wichtig. Im Zweifelsfall kann eine Kopie des Personalausweises des Abholers angefertigt werden, was seit Juli 2017 mit Zustimmung des Ausweisinhabers erlaubt ist. Am sichersten ist ein schriftlich erteilter, leserlicher Auftrag.
Bestätigung der vertragsgemäßen Lieferung und Leistung
Bei Werkleistungen ist die Abnahme durch den Auftraggeber Voraussetzung für die Fälligkeit einer Rechnung. Nach Abschluss eines Auftrags sollte eine schriftliche Bestätigung des Auftraggebers eingeholt werden, dass die Arbeiten zu seiner Zufriedenheit ausgeführt wurden. Werden Mängel festgestellt, sind diese präzise zu benennen, schriftlich zu fixieren und vom Auftraggeber gegenzeichnen zu lassen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Bei Warenlieferungen dient der vom Kunden unterzeichnete Lieferschein als entscheidender Nachweis. Auf Baustellen kommt es häufig vor, dass eine Lieferung von einer beliebigen Person quittiert wird, deren Identität später unklar ist. Es ist wichtig, den Vor- und Zunamen sowie die Position der Person, die die Lieferung oder Leistung quittiert hat, genau zu notieren. Dies gilt auch für Warenabholungen im Lager. Wenn möglich, sollte zudem das Kennzeichen des Fahrzeugs notiert werden. Erfolgt eine Abholung auf Rechnung Dritter, sind die genauen Personalien der abholenden Person festzuhalten, idealerweise durch eine Kopie des Personalausweises.
Prüfung bei abweichenden Rechnungs- und Lieferanschriften
Weichen Liefer- und Rechnungsanschrift voneinander ab, ist genau zu dokumentieren, an wen (Firma, Anschrift) die Ware ausgeliefert wurde. Auch bei übereinstimmenden Adressen empfiehlt sich eine routinemäßige Überprüfung und Ergänzung aller Angaben. Es kann von Vorteil sein, zu dokumentieren, wohin der Kunde die Ware gegebenenfalls weiterliefert. Solche Informationen können bei der Geltendmachung von Rechten aus verlängertem oder erweitertem Eigentumsvorbehalt, insbesondere in einem Insolvenzverfahren, von hohem Wert sein.
Konsequentes Forderungsmanagement
Im Forderungseinzug ist proaktives Handeln gefragt. Eine fällige Rechnung sollte umgehend angemahnt werden. Untätigkeit nach der ersten Mahnung kann zu erheblichen Nachteilen führen, insbesondere im Falle einer Kundeninsolvenz. Ein zügiges Vorgehen ist entscheidend, da ein Schuldner oft Verbindlichkeiten bei mehreren Unternehmen hat. Wer hier zögert, riskiert, seine Forderungen nicht oder nur teilweise realisieren zu können.
Unternehmen, die Schwierigkeiten im Forderungseinzug haben, sollten die Beauftragung eines Rechtsdienstleisters, wie eines Rechtsanwaltsbüros oder Inkassounternehmens, in Betracht ziehen. Diese können den Forderungen Nachdruck verleihen oder bei der Optimierung des firmeneigenen Forderungsmanagements unterstützen.
Schließung von Wissenslücken
Im Forderungseinzug ist es entscheidend, alle Wissenslücken bezüglich des Schuldners zu schließen. Oft fehlen relevante Daten, die dann mühsam recherchiert werden müssen. Eine kontinuierliche und detaillierte Informationsabfrage, auch bei langjährigen Kunden, ist in der heutigen schnelllebigen Zeit unerlässlich. Die Sorge, Kunden könnten sich dadurch gegängelt fühlen, erweist sich meist als unbegründet. Ehrliche Kunden zeigen Verständnis für solche Nachfragen, da die Genauigkeit des Geschäftspartners auf Sorgfalt und Zuverlässigkeit im Geschäftsalltag schließen lässt.
Die Investition in eine sorgfältige Dokumentation kostet zwar Zeit, wird aber zur Routine, wenn entsprechende Abläufe etabliert sind. Im Falle von Streitigkeiten oder Zahlungsausfällen kann die fehlende Dokumentation jedoch erhebliche Kosten verursachen.
„Wer als Unternehmer jeden Arbeitsschritt genau und sorgfältig dokumentiert hat und diese Sorgfalt auch gegenüber seinen Kunden walten lässt, ist weder ein Erbsenzähler oder Pedant noch ist er das personifizierte Misstrauen gegen alles und jeden. Im Gegenteil. Er ist ein Unternehmer, der seine Kunden schätzt und ihnen Verlässlichkeit bietet, sein Unternehmen auf sichere Beine stellt und der die besten Grundlagen schafft, um seine berechtigten Forderungen für erbrachte Lieferungen und Leistungen auch durchsetzen zu können.“